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Archivage
Un article de DokuPedia.
Conserver un document sur une longue période: c'est la fonction la plus évidente d'un système d'archivage. Jusqu'à une période récente, le papier constituait le principal support pour conserver un document. Aujourd'hui, avec le flot de documents produits dans les entreprises et administrations, l'évolution des Technologies Nouvelles de l'Information, le papier a vite fait de montrer ses limites, au détriment d'un archivage électronique de plus en plus utilisé.
Sommaire |
Définition
- L’article de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives définit les archives comme étant :
«...l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».
On peut donc définir l’archivage comme étant “l’ensemble des actions, outils et méthodes mises en oeuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter”, c’est-à-dire les actions qui conduisent à ce qu’un document soit capté, stocké, indexé de façon à le rendre accessible par la suite.
Notons que ce type d’archivage dit pérenne se distingue des formes ponctuelles et temporaires que recouvrent les sens suivant:
- une simple sauvegarde
- une migration de fichiers pour faire de la place sur un disque
- un stockage de données avant oubli ou perte définitive
A quoi répond une politique d'archivage?
Selon la valeur des documents à archiver, l’archivage peut répondre à un triple objectif:
- Juridique: il s’agit de tous les documents qui portent sur la justification de droits à longue ou courte échéance. Exemple: conservation de contrats à des fins de preuve en cas de litige avec le client et/ou le fournisseur, conservation de documents comptables en cas de contrôle fiscal;
- Administrative: ce sont les documents dont l’organisme a besoin pour son fonctionnement;
- Historique: pour la reconstitution d’évènement survenus dans l’organisme.
Le cadre réglementaire et juridique de l’archivage
La loi de 1979 sur les archives organise la conservation des documents dans l’intérêt public, pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes, ainsi que pour la documentation historique de la recherche.
La loi distingue entre les archives privées et les archives publiques (documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics; les documents qui procèdent de l’activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public; les minutes et repertoires des officiers publics ou ministériels (notaires, huissiers...). Les archives publics sont imprescriptibles. (Voir article Archives départementales)
A contrario, tous les documents qui ne relèvent pas de la définition des archives publiques sont des archives dites privées.
Il n’existe pas de réglementation spécifique en ce qui concerne les modalités de conservation des archives privées. La réglementation fixe uniquement les règles concernant les durées de conservation. Ces durées de conservation dépendent des diverses législations applicables (fiscale, commerciale, du travail...). Notamment, les documents commerciaux doivent être conservés pendant une durée allant de 1 à 10 ans. En matière civile, le délai de prescription va jusqu’à 30 années (article 2262 du code civil).
Les acteurs de l'archivage
Un système d'archivage est organisé autour d'acteurs ou d'entités exerçant une fonction importante.
Le producteur
Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l’exercice de son activité.
Le service versant
Organisation qui transfère une archive à un service d’archives
Le service de contrôle
Personne physique ou morale qui effectue le contrôle scientifique, juridique et technique des documents archivés, et éventuellement valide les demandes de communication d’archives.
L’utilisateur
Toute personne ou système client en relation avec le service d’archives pour trouver les informations archivées présentant un intérêt, et pour accéder au détail de ces informations, dans le respect de la législation applicable en matière de communication d’archives.
De la différence entre l'archivage papier et l'archivage numérique
- Contexte général:
De l’antiquité à nos jours, les systèmes d’archivage ont varié en termes de supports et d’organisation. Cela résulte de l’évolution de la société qui s’accompagne d’une véritable croissance des documents produits. Au début des 90, il y a une expansion des techniques de traitement, transfert et stockage de l’information dû à la diffusion de l’informatique. Ainsi, à côté de l’archivage papier traditionnel apparait l’archivage numérique ou électronique.
L’archivage papier
Procédure habituelle de classement
- « Troutroutage » manuel de chaque document et déliassage en cas de papier multi-exemplaires.
- Le document est mis dans un classeur sur lequel on écrit le type de document et la date.
- Les classeurs sont rangées dans des caisses ou dans des armoires.
- Les armoires sont situées dans des salles dédiées souvent difficilement accessibles (à l’autre bout du bâtiment ou au sous-sol).
- Éventuellement, délocalisation sur un autre site.
Procédure habituelle de recherche
- Un client ou un fournisseur téléphone au service comptabilité pour un litige sur une facture, une commande… ou la perte d'un document.
- La personne de la comptabilité demande de patienter ou prend les coordonnées pour rappeler le correspondant ou envoyer le document par fax.
- Elle va ensuite chercher dans la salle d'archives la copie du document posant problème.
- Elle prend le document, le photocopie et remet la feuille dans le classeur (idéalement).
- Elle rappelle le client pour discuter du litige ou envoie le document par fax.
Problème
- Organisation : un document ne peut être classé que sous une seule référence, limitant ainsi les possibilités de recherche.
- Consultation : le document est difficile d’accès, le délai de mise à disposition peut atteindre plusieurs jours ; en outre, pendant la consultation, le document n’est plus disponible.
- Contraintes de volume et de taille des documents.
- Délai de recherche et de restitution mais aussi de conservation (gestion de la destruction des archives obsolètes).
- Fiabilité du classement et du reclassement en cas d’utilisation d’une archive.
- Sécurité: destruction ou détérioration , vol.
- Qualité de la restitution par photocopie ou fax.
L’archivage électronique
Parallèlement à l’augmentation constante des documents imprimés – qui rend impératif la mise en place d’un archivage électronique, le nombre de documents électroniques à conserver ne cesse de croitre.
Un outil d’archivage électronique doit pouvoir restaurer le document à l’identique sans retraitement de l’information : il doit simplement s’agir d’une restitution de l’information permettant par la suite une destination multiple (imprimante, écran, fax, e-mail, browser web).
De plus, cet outil doit permettre de gérer les médias de stockage multiple et indiquer à l’utilisateur sur quel support se trouve l’information. Il est désormais possible d’effectuer cet archivage sur des CD-Roms, ou tout autre support WORM rendant l’archive non modifiable dans le temps. Un des points importants dans la réussite d’un archivage éléctronique consiste à apporter à l'utilisateur une interface simple, de rendre l'utilisateur le plus autonome possible, afin qu'il puisse retrouver et réutiliser son impression comme il le fait aujourd'hui mais en lui accordant une plus grande souplesse et en rendant le document édité immédiatement disponible.
Réponse aux contraintes
- De volume
- De classement
- De fragilité des supports
- De simplicité et rapidité des recherches
- De qualité des rééditions
- De sécurité et de confidentialité des consultations
- De duplication et/ou diffusion
Apports de l'archivage électronique
- Encombrement réduit
- Gestion dynamique des délais de conservation
- Classement multi-critères
- Recherche aisée depuis le poste de travail ou un browser web
- Mise à disposition à tous – et aux seuls – utilisateurs « autorisés »
- Réponse immédiate
- Garantie de la restitution à l’identique, inaltérable, constante en qualité
- Modification ou substitution impossible
- Supports de restitution multiples
- Création de copie(s) de sécurité
Domaine d'application
- Tous les documents sortants des systèmes de production :
- factures
- commandes
- bons de livraison
- bulletins de paie
- grands livres
- outils
- statistiques…
- Tous les documents entrants :
- courrier
- bureautique
- fax
- documents scannés…
| Manque en surface de stockage | Suppression des espaces de stockage physique |
| Problèmes d'accessibilité aux dossiers archivés | Vitesse d'accès à l'information |
| Problèmes de traçabilité des accès aux dossiers archivés | Assurance de la continuité et la cohérence du suivi |
| Prescrits légaux contraignants (durée...) | Garanties de la disponibilité à long terme de données pertinentes |
| Problèmes de coordination des archives provenant de divers sites | Accès à l'information depuis un site distant |
| Problème de coordination des différents types d'archives | Recherches d'information sur plusieurs archives |
| Erreurs de classement | Diminution du risque d'erreurs |
| Recherches: temps de traitement, fiabilité, gestion des litiges | Gain de temps, donc de productivité |
| Problème de routage | Garantie de la réception du document (facture) |
| Coût de traitement élevé | Coût de traitement diminué, donc économie financière |
| Temps passé pour la saisie et le codage du document (long) | Ressources allouées à des tâches à plus forte valeur ajoutée |
| Perte, disparition de documents | Sécurité des documents |
Bibliographie
- Sédaillan, Valérie : L'archivage de l'acte juridique, Avocat à la Cour de Paris.
- Poulle, Arlette et François : "Nouvelles mémoires" et nouvelle problématique d'accessibilité aux documents, Boulogne, 1994.
- El Gorfte, Abderrahmane : Administration des archives et gestion des documents : cas de la direction du commerce intérieur1992, Mémoire.
- Boulet, Richard et Nicole : Conserver les documents électroniques : comment et pourquoi ? « Collection en ingénierie documentaire : 4 », Janvier 1999, Mémoire.
Liens internes
Liens externes
- Guide de l'archivage électronique
- légal
- Cadre règlementaire de l'archivage
- Le site web des archives de France
- Portail International Archivistique Francophone: Cours sur l'histoire, le traitement, la gestion...des archives.
