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Archivage électronique
Un article de DokuPedia.
Les archives sont l'ensemble des documents qui résultent de l'activité d'une institution ou d'une personne physique ou morale. Leur origine et leur mode de constitution opposent les archives à tous les types de collection (bibliothèques...). Selon la définition de l'afnor, l'archivage est "l'ensemble des actions, des outils et des méthodes mises en oeuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter. L'archivage permet donc de conserver des informations qui pourront être utilisables.
Sommaire
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Introduction à l'archivage électronique
L'archivage électronique consiste à remplacer les supports traditionnels d'archivage par des systèmes d'archivage dématérialisés :
Exemple d'un schéma d'archivage électronique
Des travaux français, européens et internationaux ont été mis en place. On peut citer notamment, au niveau international, le world wide web consortium pour la structuration et l'échange des documents.
La nécessité de l'archivage électronique
Produire des documents en se disant que pour la conservation, on verra plus tard est une politique à courte vue incompatible avec la recherche croissante de qualité. Ceci est d'autant plus vrai s'agissant du document électronique. La seule solution est de faire intervenir en amont l'archiviste (
Voir article archiviste)
qui s'impliquera pour l'application de la norme iso 1589 sur le records management.
Les causes de l'explosion de l'archivage électronique
Un marché pour l'entreprise offrant des avantages techniques indéniables
On assiste à une explosion du volume des documents numériques au niveau mondial. Il existe donc un véritable marché pour les entreprises privilégiant l'archivage électronique. L'archivage électronique, eu égard à l'archivage papier offre des avantages techniques certains. Les gains les plus significatifs concernent :
- les phases de recherche et de communication des documents (gain de 65 à 85%)
- les phases de stockage et de traitement variant de 20 à 40% (article sous forme de transparents).
Une évolution juridique favorisant l'archivage électronique
Le temps n'est plus où, juridiquement, le papier était le seul vecteur fiable pour transmettre à la postérité données et informations : le droit national et le droit européen confèrent désormais, le même poids à l'écrit électronique qu'au document sur papier. Il peut donc servir de preuve en cas de contentieux. Le recours à l'archivage électronique des documents au niveau international pour des besoins juridiques peut donc ainsi être un argument plaidant en faveur d'une bonne conservation des données électroniques.
La conservation du patrimoine
Les archives d'entreprise ont une valeur patrimoniale. Ainsi, une grande quantité d'informations numériques disparaissent à l'échelle mondiale. L'archivage électronique permet donc de pallier à ces déficiences et d'éviter le risque de perte d'une partie importante du patrimoine de l'entreprise. En effet, toute conservation à long terme a des objectifs scientifiques et de recherche historique. Archiver une sélection de données numériques revient, comme pour les documents papiers, à assurer pour les générations futures la préservation de la mémoire de ce qui a été une institution, son contexte et son environnement national et international. Ainsi, certaines applications électroniques, de type bases de données, conçues principalement pour retrouver les dossiers papier auxquels les enregistrements se réfèrent, peuvent avoir une très grande richesse informative.
Les difficultés inhérentes à la mise en place de l'archivage électronique
Là où la production traduisant de l'information sous forme papier était relativement encadrée et structurée, celle de l'information électronique s'est développée de façon sauvage en dehors des circuits existants ou officiels.
Nécessité de garantir l'identité et l'intégrité des données électroniques
Par le biais de règles régies par le groupe international INTERPARES
Le groupe interpares a déterminé un ensemble de huit règles qui garantissent l'authenticité des données électroniques :
- association de métadonnées de description aux données
- droits d'accès
- procédures de protection contre la perte et la corruption des données
- procédures de protection contre la détérioration des supports et l'obsolescence technologique
- établissement de fiches associées à chaque procédure
- règles d'authentification des données
- identification de l'exemplaire qui fait foi en cas de copies multiples
- documentation à remettre au garant de la conservation à long terme des données.
Ainsi, plus le nombre de règles respectées est proche des huit, plus l'authenticité du document a la chance d'être forte.
Par le biais d'une réflexion sur la signature électronique
Comme sur un document papier, la signature n'est sous forme électronique qu'un maillon d'une chaine complexe de facteurs et procédures qui ensemble garantissent l'authenticité des documents. Quoiqu'il en soit pour des documents numériques exploitables à des fins juridiques la signature électronique constitue l'une des garanties essentielles de leur intégrité et toute altération porte atteinte à celle-ci.
Nécessité de garantir la conservation des données électroniques
Par migration des données
Il y a deux types de migration :
- la migration permettant de changer de support physique de stockage sans toucher au train de bits contenant l'information
- la migration conduisant à changer le format ou le codage des données.
Cette opération de migration des données consiste à séparer données et informations de tout outil logiciel ayant servi à leur constitution et à les convertir dans un langage standardisé offrant des garanties de pérennité comme l'ascii. Mais, à terme, la migration des fichiers pourrait se faire vers le nouveau code universel qu'est unicode.
Les données ainsi séparées de leur mise en forme originelle ne retrouveront plus, une fois remontées sur un autre logiciel, leur apparence et présentation d'origine.
Application de migration des données par les microformes COM
Il est possible de produire des microformes directement d'après les données binaires issues d'un ordinateur : microfilm 16 ou 35 mm et plus communément microfiche. Il existe 2 catégories de machines de production :
- COM alphanumérique : transcription des signes de l'écriture
- COM graphique : reproduire et enregistrer toutes les formes graphiques.
Il est ensuite possible de reconstituer l'objet numérique à partir de la microforme COM. Cette technique COM assure une copie de sécurité au document numérique.
Par un bon critère de choix des formats et des supports
Critère de choix des formats
Pour la conservation à long terme, en fonction des besoins et capacités de l'institution :
- choix de préférence des langages et formats standards ou faisant l'objet de recommandations internationales (xml, html, txt pour les documents textuels)
- en cas d'impossibilité, on retiendra les formats ouverts (pdf pour les documents textuels, tiff ou png pour les images) et on évitera les formats fermés.
Critère de choix des supports
- Le niveau d'intégrité requis pour les données
la meilleure garantie en ce domaine est le recours à la technologie du disque optique WORM qui empêche toute modification des données enregistrées.
- Les moyens financiers disponibles
Le niveau de ces moyens conditionnera directement le rythme de renouvèlement des supports.
- Le volume des données à conserver sur le long terme et leur fréquence d'utilisation
Ce critère est déterminant pour le choix des supports. Des données très volumineuses pourront trouver place sur des cassettes de type DLT 3480 ou 3481 d'IBM.
- La longévité des supports ne peut être aujourd'hui un critère de choix
La plupart se dégradent même dans des conditions de conservation optimale, entre 10 et 20 ans. On estime que seul le disque de verre ne se détériore pas et pourrait être encore lu par les matériels existants durant une cinquantaine d'années.
En résumé, on peut dire qu'il est de toute façon indispensable, dans le cadre d'un bon archivage de documents électroniques, de prévoir plusieurs exemplaires des mêmes documents, si possible sur plusieurs types de supports différents : procédure de redondance.
recommandation pour l'archivage électronique de documents
Il serait souhaitable que l'archiviste n'externalise pas ses documents archivés électroniquement. En effet, si l'archiviste au niveau mondial doit se tenir au courant des évolutions technologiques concernant le secteur de l'archivage des données numériques, il serait particulièrement utile qu'il puisse constituer auprès de lui une équipe vouée à la conservation des documents électroniques. Il arrive souvent que les services informatiques au niveau international, ne soient pas en possession des codes sources des bases utilisées par les services producteurs lorsqu'il y a sous traitance. Cette carence peut entraîner la migration et la réutilisation des données dans d'autres contextes technologiques. L'idéal serait que les services d'archives soient dépositaires de ces codes sources dans un but de pérennisation des données.
Conclusion
- Il ne faut pas réduire l'archivage électronique dans l'entreprise à l'affaire du support, ce qui pourrait nuire à la perception globale du problème.
- Les principales difficultés ne sont par d'ordre technique mais plutôt d'ordre financier et avant tout, d'ordre organisationnel.
- Réussir un projet d'archivage électronique dans l'entreprise nécessite donc de réunir, dans un dialogue commun efficace, des connaissances informatiques, des techniques et approches archivistiques et des connaissances des aspects juridiques de l'archivage.
Bibliographie
- Trouver la notion "archivage électronique" sur l'internet des sciences de l'information et de la communication
- site des archivistes
- Encyclopédie Universalis
- Le Larousse Universel
- FAVIER,Jean Les Archives Collection Que Sais-je ? P.U.F. n°805
- PASCON, Jean-Louis, POTTIER, Isabelle, L'archivage électronique : aspects techniques et juridiques, Paris : AFNOR,2000,83p. ISBN 2-12-484212-9
- Direction des Archives de France, Les archives électroniques : manuel pratique, Paris : Direction des Archives de France,2002,103p. ISBN 2-911601-35-5
- ADBS, La gestion documentaire : évolutions fonctionnelles et description de dix logiciels, Paris : ADBS Editions,2004,185p. ISBN 2-84365-075-5
