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Archives communales
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Archives communales
Sommaire |
Cadre général
Véritable témoin d'un temps révolu, les archives communales symbolisent non seulement la mémoire administrative d'une ville mais aussi celle de ceux qui l'ont édifiée.
En effet, loin d'être figée, une ville se bâtie, se développe et se modifie inlassablement à partir de croyances et de valeurs morales, politiques et économiques, lui donnant de la sorte une identité communautaire singulière. Bien plus qu'un simple lieu de classements de documents administratifs, ces institutions préservent ainsi séculairement dans leurs entrailles l'héritage culturel de tout un peuple.
Scrupuleusement organisées, les archives ont été fondées grâce à cette prise de conscience de l'importance de conserver et de diffuser les fondements d'une cohésion sociale urbaine.
Dès lors,la loi de 1792, attribuera en premier lieu, aux maires des communes de France, la charge des registres paroissiaux, documents civiques jusque-là conservés par les institutions chrétiennes.
Symboliquement ces directives marquent la fin du règne de l'Eglise sur la gestion administrative et économique d'une ville.
En outre, afin de permettre une uniformité de classement et un respect des fonds recueillis par les communes, des circulaires sont érigées par l'Etat, puis diffusées à l'échelle nationale. Conscient cependant que certaines communes, de par leur démographie peu élevée, ne sont pas en mesure d'attribuer spécifiquement du personnel aux traitements des archives de la ville, ces dernières sont invitées à les déposer aux archives départementales environnantes.
Un exemple: les Archives Communales de Perpignan
Historique
C'est à partir de 1980, que la mairie décide d'implanter les archives communales dans les bâtiments de l'ancienne université de la ville. La pertinence de ce choix d'implantation n'est pas sans intérêt puisque ce monument construit en "cayrous" (briques rouges) et pierres calcaires, trône depuis plusieurs décennies au coeur du quartier St Jacques de la ville. La connotation historique de cette bâtisse va donc de pair avec les travaux effectués par les archives.
De plus, l'agencement même de la bâtisse est un atout pour cette institution administrative, puisque l'archivage d'une ville telle que celle de Perpignan remonte du XIIe siècle à nos jours, ce qui nous laisse aisément deviner les kilomètres linéaires que ces fonds représentent et les problèmes de stockage que ces derniers engendrent.
Son personnel
Nous retiendrons surtout ici que les archives, et ceci quelles qu'elles soient, demandent en priorité: ordre, respect et savoir. Véritable travail de fourmi, il est en effet absolument nécessaire d'être organisé et de suivre à la lettre les consignes diffusées sur les traitements de ces "vieux papiers". N'oublions pas qu'il s'agit là de témoignages historiques périssables et donc d'une valeur inestimable quant à la rareté et à l'exclusivité de certains de ces documents.
Chaque membre du personnel des archives a, de ce fait, à charge une mission précise visant à permettre de traiter et de diffuser les fonds dans les meilleurs conditions possibles. Rappelons qu'un document mal archivé est un document perdu.
Il en va de même pour la conservation de celui ci. De matière périssable, le papier s'abîme inéluctablement avec le temps. En revanche, certaines précautions permettent de freiner ce processus de corrosion et de les préserver pour les années à venir, d'où l'importance de respecter rigoureusement la réglementation des archives.
Cette dernière se compose de divers services en corrélation permanente offrant, à juste titre, la formation d'une chaîne opératoire dont l'efficacité a depuis bien longtemps fait ses preuves.
Ainsi à la tête de ce service, la directrice des Archives de la ville de Perpignan est chargée de gérer au quotidien l'organisation de son "chef-lieu". Il se compose de cinq organes administratifs
distincts:
Les 3 services de traitement des fonds collectés
- Les salles de classements où sont effectués les traitements des séries. Des agents sont spécifiquement désignés pour classer et numériser les séries étudiées suivant le fonds auquel elles appartiennent.
- le dépôt
lieu de stockage, où sont méticuleusement archivés les kilomètres linéaires recueillis. Ici, la "place" restante et disponible pour les "vieux papiers" est une préoccupation majeure. - la salle de lecture
sanctuaire de consultation où "le silence est d'or".
En fonction de la législation établie, le public peut consulter par simple demande les archives communicables.
Actuellement, on tend à numériser un maximum d'informations, ceci dans une volonté de conservation des documents, notamment en ce qui concerne la presse d'hier dont la fragilité du support est constamment mise à rude épreuve lors des consultations. La mission administrative a pour rôle d'établir un lien entre les documents répertoriés au centre et les divers services de la municipalité: copies d'actes civils de plus de 100 ans, de permis de construire et de certificats de conformité, ou encore d'établir des recherches à la demande des services municipaux.
Ses travaux
L'activité des archives communales de Perpignan ne se résume pas uniquement aux classements des fonds recueillis. Régulièrement des expositions à thème, relatifs à un épisode de la vie passée de la ville, sont mises en place, notamment:
- La révolution française à Perpignan
- Crimes et sang
- Le tragique incendie du cinéma de Saint Gaudérique
De même, pour les plus jeunes générations, l'initiative de créer un service éducatif des Archives en 1993 offre aux enfants la possibilité de découvrir eux aussi un pan de leur histoire. En outre, le service des archives a également mis en place depuis une dizaine d'années "maison municipale d'édition". Cette nouvelle forme de transmission du patrimoine offre la possibilité aux passionnés d'histoire confirmés, de diffuser publiquement leurs travaux. Ainsi, de nombreux ouvrages ont été publiés à l'occasion de rencontres scientifiques sur les évènements qui animent le pays catalan. A titre d'exemple, la présentation de l'ouvrage Perpignan L'histoire des musulmans dans la ville, du Moyen âge à nos jours à l'occasion de l'inauguration de la mosquée, évènement historique pour les musulmans de la ville qui ont lutté cinquante ans durant pour obtenir une reconnaissance de leur religion au sein du département.
Les Fonds
Les fonds des archives communales sont pré-déterminés suivant trois facteurs fondamentaux:
- Le premier se définit par la provenance même de la source documentaire. Elle peut être en effet administrative, institutionnelle, professionnelle ou encore individuelle.
- Le second critère de référence s'établit sur l'origine matérielle du support. C'est à dire que son archivage va dépendre de sa nature, à savoir s'il s'agit d'un document papier, d'une bande magnétique, d'affiches, de microfilms etc....
- Pour finir, et il n'est pas des moindres, le facteur chronologique de publication va également servir d'élément déterminant quant au choix du classement du document.
Voici les quatre fonds des archives de la ville de Perpignan:
Le fonds ancien
Les archives les plus anciennes de la ville datent du XIIe siècle. Constituées pour l'essentiel de registres en latin , catalan et français; de plans; parchemins et d'incunables; elles représentent le fonds ancien de quelques trente-cinq mètres linéaires de témoignages historiques perpignanais.
Elles sont classées par thématiques offrant ainsi aux lecteurs un système d'orientation vers une recherche la plus exhaustive possible. En voici le classement par ordre alphabétique:
AA Actes constitutifs et politiques de la commune
1162-1785
BB Administration municipale
1275-1785
CC Finances, impôts et comptabilité
1416-1790
DD Biens communaux, eaux et forêts, travaux publics, voirie
1561-1790
EE Affaires militaires
1639-1789
FF Justice, procédures, police
1751-1792
GG Cultes, instruction publique, assistance publique
1547-1792
HH Agriculture, industrie, commerce
1702-1789
II Documents divers
1588-1937
Pour des raisons de stockage, le fonds ancien est provisoirement transféré aux Archives départementales des Pyrénées Orientales .
Le fonds moderne
Cette classification qui englobe des documents de la Révolution au dernier quart du XXe siècle est le fond le plus volumineux des archives communales. A lui seul le fonds moderne représente environ 3 kilomètres linéaires. Il est divisé en séries, allant de la lettre A à T. Ce mode de classification permet au public de se faire une idée plus précise de ce type d'archives. En voici un état nominatif:
A Moniteur officiel
Bulletin des lois et décrets
Journaux officiels et tables
1789-1945
B Actes de l'administration départementale
1831-1945
C Répertoire des journaux
D Actes de l'administration départementale
-délibérations
-arrêtés
-correspondance
1790-1972
E Etat civil
1793-1889
F Recensements-commerce-industrie-agriculture-travail
1790-1960
G Contributions-Taxes communales-Douanes-Domaines
1790-1985
H Affaires militaires
1792-1945
I Police-Hygiène
1790-1943
K Elections et personnel
1790-1961
L Comptabilité
1790-1984
M Edifices communaux-Monuments et établissements publics
1798-1938
N Biens communaux-terres-bois-eaux
1790-1940
O Travaux publics-voirie-moyens de transports-régime des eaux
1800-1963
P Cultes
1790-1857
Q Assistance et prévoyance
XIXe siècle
R Théâtre municipal
1790-1904
S Documents acquis, donnés ou déposés par voie extraordinaire
Cette série concerne les fonds privés confiés aux archives de la ville de Perpignan. De nos jours, ils sont au nombre de cinq:
- Le fonds CANALS (1987), au contexte scientifique. On y répertorie entre autres des disques 33 tours, des manuels scolaires de la fin XIXe, et de la littérature politique.
- Le fonds DOUTRES (1991), témoignages culturels de la région au travers d'une collection de cartes postales anciennes, d'actes notariés, et de partitions musicales du début du siècle.
- Le fonds PENARROLLA (1991), représentations sur cartes postales en couleurs de scènes populaires pendant la guerre 1914-1918.
- Le fonds AMOUROUX (1991), documents thématiques sur l'Espéranto
- Le fonds TRENET (1991), fonds très riche de part la qualité des éléments qu'il fournit sur l'étude de l'urbanisme de Perpignan, et ceci durant la première moitié de XXe siècle.
T Urbanisme
1928-1984
Fi Plans divers -XIXe-XXe siècle- Cartes postales
PER Classement journalier de Périodiques
Véritable source ethnologique, ce répertoire de la presse d'hier et d'aujourd'hui est aussi complet qu'il est diversifié. Une quarantaine de quotidiens sont en effet répertoriés à partir d'un éventail chronologique très large s'étendant de la fin du XIXe siècle à nos jours (collection journalière très suivie du journal de l'Indépendant, par exemple, qui débute de 1868 à 2007).
BIB Bibliothèque de référence-Fonds littéraires divers
Un exemple: la série Q "Assistance et Prévoyance
D'un intérêt historique évident, les séries regorgent d'informations précieuses qu'il convient, certe de protéger, mais aussi de diffuser et de communiquer.
En revanche, cela ne peut se faire sans une réglementation précise mise en place pour le respect du patrimoine privé des acteurs concernés ainsi que pour leurs descendants. Un protocole de divulgation et de confidentialité des informations a été conclu nationalement. Les normes en vigueur ne concernent que les structures des archives communales (certaines variantes divergeront suivant les archives où l'on effectue ses recherches.
Ainsi pour pouvoir explicitement décortiquer ces procédures rappelons succinctement les phases opératoires du traitement de l'information. La série Q Assistance et prévoyance sera, en quelque sorte, le terrain d'investigation de ces notes.
traitement et classification
Outre les fonds privés, mentionnés ci-dessus, la plupart des documents collectés proviennent des services municipaux de la ville.
Le traitement du versement s'opère dans un service spécifique, à savoir dans ce cas-ci, celui du fonds moderne. L'archivage consiste alors à constituer des dossiers, puis des sous-dossiers suivant des thèmes et des objets définis par l'agent lorsqu'il étudie et regroupe les informations. L'objectif est de se positionner à la place d'un consultant, et de faciliter de façon la plus logique possible ses recherches. A savoir d'insérer des mots clés dans des titres de thèmes significatifs du contenu de la série. Ainsi, le développement de cette série va se structurer de cette manière:
Série Q Assistane et prévoyance
1Q Bureau de Bienfaisance
1Q1 Bureau de Bienfaisance, fonctionnement et gestion administrative: renouvellement du bureau (1859-1873), règlement du bureau (1878, 1923), acte notarial (1834), délibérations municipales (1871-1904),arrêtés préfectoraux (1830-1937), traité des chemins de fer du P-O-MIDI (1939), correspondances (1830-1953)
Dates extrêmes (1830-1953)
Toutes les données se reportant au Bureau de bienfaisance sont ainsi regroupées, puis redistribuées suivant le thème dominant et l'objet du thème.
Thème: Bureau de bienfaisance, Objet: fonctionnement et gestion administrative.
Regroupées de la sorte ces informations trouvent au fur et à mesure une place au sein des archives. Lorsque cette manipulation est achevée, les données sont informatisées et classées dans une base de données collectives aux archives communales. Ce procédé est réalisable grâce au logiciel AVENIO. Spécialement conçu pour cette tâche, il facilite d'une part considérablement le travil des agents, et d'autre part permet l'accessibilité des informations recueillies aus autres services des archives. En revanche, à l'inverse du catalogue du Centre Historique des Archives Nationales de France Centre Historique des Archives Nationales de France, la consultation n'est pas encore autorisée à l'usage externe des services municipaux.
Le fonds contemporain
Depuis la nouvelle norme éditée par la Direction des Archives de France en 1981, les archives contemporaines (postérieures à 1965) ont la particularité d'être sélectionnées par classement continu, c'est à dire que les documents sont classés par versements (municipaux),et non plus en tenant compte des séries.
Les fonds iconographiques
Il regroupe les supports photographiques ayant un rapport avec la région et ses habitants. Très précieux pour illustrer les ouvrages ou expositions, ils offrent également la possibilité de percevoir les scènes de l'histoire de façon plus détaillée, plus ciblée que certains documents écrits. Actuellement, ce fonds est en cours de numérisation. Cette nouvelle méthode de consultation vise surtout à préserver cette richesse iconographique des manipulations répétitives, de la même façon que la mise à disposition des périodiques par visualisation en microfiches est en projet pour les mêmes raisons.
Diffusion et Communication
La consultation des documents s'établit donc directement aux services des archives. C'est la salle de lecture qui est chargée d'établir une jonction entre le public et les ressources consultables. Cependant, si toute personne de nationalité française ou étrangère peut consulter les fonds répertoriés sur des classeurs, ils sont encore tributaires de la législation de communication.
Sont communicables "sans délai" les archives suivantes:
- Délibérations du Conseil Municipal
- Arrêtés du Maire
- Budgets
- Matrices et plans cadastraux
- Listes électorales
- Instructions administratives de caractère non nominatif (tout public), nominatif (intéressés seulement)
- Publications administratives et documentaires
- Plan d'occupation des sols (P.O.S) publié
- En ce qui concerne les permis de construire (voir le code de l'urbanisme art.421.8)
- Fichiers (intéressés seulement)
Sont communicables "avec délai" les archives suivantes:
- 30 ans pour l'ensemble des documents non visés par des mesures particulières (clôture du dossier)
- 60 ans pour les documents mettant en cause la vie des personnes, intéressant la sûreté intérieure et extérieure de l'Etat, traitant des mines et carrières (clôture du dossier)
- 100 ans pour l'Etat Civil, les dossiers d'affaires portées devant les juridictions ou ceux d'enquêtes statistiques nominatives (clôture du dossier ou registre)
- 120 ans pour les dossiers de personnes (date de naissance)
- 150 ans pour les documents comportant des renseignements individuels de caractère médical (date de naissance).
Sources
- LES ARCHIVES COMMUNALES DE PERPIGNAN " La mémoire de notre ville" d'André PARENT et Michelle ROS, PERPIGNAN-1993
