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Archives départementales
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Sommaire |
HISTOIRE DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES
Qu'est-ce que l'archive?
L’archive est un terme employé pour désigner l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme, et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activitéCode du patrimoine art.L.211-1.
- L’expression
- quels que soient leur date entend dire que: le document prend la qualité d’archive dès son élaboration.
- quels que soient leur forme précise: qu’est considérée comme archive, le texte manuscrit, dactylographié ou imprimé, mais aussi l’affiche, le dessin d’architecte, le plan…
- quels que soient leur support matériel signifie: qu’aux côtés du traditionnel papier, la photographie, le document sonore, visuel et électronique fait figure d’archive.
- Deux sortes d’archives existent et une distinction s’opère entre les deux suivant les producteurs:
- L’archive publique qui vient essentiellement des services de l’État, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publics, ou des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics et enfin des officiers publics et ministériels.
- L’archive privée qui provient de personnes privées qui n’ont pas l’obligation, à l’inverse des producteurs publics, de verser dans un dépôt d’archives. L’archive privée est constituée principalement de dons, legs, achats…
Naissance et développement des Archives départementales
Création et expansion
A partir de la Révolution française, la Constituante exige que les chefs-lieux des districts déposent l'ensemble des documents provenant des institutions de l'Ancien Régime, des établissements ecclésiastiques, des corporations, etc.
A l'époque, ce qui est important, c'est l’utilité des archives pour la reconnaissance et l’estimation des biens nationaux. Il n’y avait donc aucun but historique. Rapidement, les districts sont pris d'assaut par l'ampleur de la tâche quant à la gestion de tous ces papiers.
La loi du 5 brumaire an V (26 octobre 1796) organise le transfert au chef-lieu de tous les titres appartenant à la République.
C'est ainsi que se sont constituées les Archives départementales recevant de plus en plus de papiers des administrations nouvelles.
A partir de 1836, la surveillance des archives est confiée au préfet, et les dépenses à chaque département.
Tout au long du XIXe siècle, les Archives départementales s'accroissent lentement par étapes successives. Une politique de classement uniforme prend forme ainsi que l’élaboration et l’impression d’instruments de recherche. Jusqu'au milieu du XIXe siècle, les archives sont perçues seulement comme une preuve pour défendre ses intérêts. C'est à partir de la fin du XIXe siècle, que l'on reconnait à l'archive une fonction historique. Il est indispensable de les préserver, car ces sources écrites permettent de retracer l'histoire des institutions et des hommes du département. Après la seconde guerre mondiale, les dépôts d'archives départementales doivent gérer la gestion de lègues importants d'archives contemporaines ainsi que l'accueil d'un public de plus en plus nombreux et varié.
Loi de décentralisation de 1983
Avec la loi de décentralisation de 1983, les Archives départementales sont devenus un service administratif public faisant partie du Conseil Général du département en question, placé sous le contrôle de l'État.
LA REGLE DES QUATRE "C" DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES
Les missions des Archives départementales sont actuellement définies par la loi de décentralisation du 22 juillet 1983 et la loi sur les archives du 3 janvier 1979, il s'agit de la collecte, du classement, de la conservation et de la communication des documents.
Collecter
La collecte est la première mission des Archives départementales.
Classer
Définition
Une des principales activités de l'Archiviste départementale est d’entreprendre le classement d'un ensemble d’un fonds d'archives pour être mis ensuite à disposition du public.
Classer: Opération qui revient à mettre en ordre intellectuellement ou physiquement différents dossiers à l’intérieur d’un même fonds.
Un fonds d’archives est un ensemble unitaire, c'est à dire qu'il comporte des documents provenant d’un même producteur. Il faut bien comprendre qu'aucun mélange entre des documents dont le producteur est différent n'est possible même si le thème est semblable.
Un cadre de classement commun à tous les départements français
Les différents fonds d'archives sont classés par séries thématiques selon un classement national.
Chaque série est identifiée par une lettre de l’alphabet.
Archives anciennes antérieures à 1790
Ce sont essentiellement des papiers issus des administrations, des cours et juridictions d’Ancien Régime, ainsi que des titres des établissements ecclésiastiques et des familles d’émigrés.
| SERIE | TITRE |
| A | Actes du pouvoir du souverain (domaine royal). |
| B | Cours et juridictions. |
| C | Administrations provinciales et contrôle des actes. |
| D | Instruction. |
| E | Titres féodaux, papiers des familles, état civil, notaires, corporations, communes. |
| F | Archives civiles. |
| G | Clergé séculier. |
| H | Clergé régulier. |
Archives révolutionnaires entre (1790-1800)
| SERIE | TITRE |
| L | Administrations et justice. |
| 1Q | Biens nationaux. |
Archives modernes entre 1790 et 1940
Dès 1800, l’administration départementale fonctionne sous l’autorité du préfet. En conséquence, les documents produits entre 1800 et 1940 sont répartis dans différentes séries thématiques.
| SERIE | TITRE |
| K | Lois, ordonnances, arrêtés. |
| M | Administration générale et économie. |
| N | Administration et comptabilité départementales. |
| O | Administration et comptabilité communales. |
| P | Finances, cadastres, postes, eaux et forêts. |
| 3Q | Domaine, enregistrement, hypothèque. |
| R | Affaires militaires et organismes de temps de guerre. |
| S | Travaux publics et transports. |
| T | Enseignement, affaires culturelles et sport. |
| U | Justice. |
| V | Cultes. |
| X | Assistance et prévoyance sociale. |
| Y | Etablissements pénitentiaires. |
| Z | Sous préfecture. |
Archives contemporaines
La loi du 3 décembre 1979 sur les archives impose la date du 10 juillet 1940 comme séparation entre les archives dites modernes et contemporaines. Après la Seconde Guerre mondiale, une forte augmentation des archives produites se fait sentir et conduit à ne plus utiliser un classement thématique comme pour les autres périodes. Ainsi, les archives postérieures à 1940 ne sont plus divisées en différentes séries mais elles sont répertoriées par différents fonds dans une série unique W.
Archives privées
Il s’agit essentiellement d’archives personnelles, de grandes familles, d’associations d’entreprises ou encore de partis politiques. Elles sont regroupées dans la série F : dons, acquisitions et dépôts jusqu'en 1982 et dans la série J : acquisitions par voie extraordinaire depuis 1983.
Documents figurés
Il s’agit de mettre à part dans la série nommée Fi les cartes, plans,dessins, gravures, photographies, affiches, cartes postales… On appelle document figuré toute pièce d'archives où l'illustration l'emporte sur le texte. La forme matérielle de ces documents figurés impose des conditions de conservations spéciales.
D'autres documents et archives sont disponibles
Certains dépôts d'archives, même la plupart possèdent une bibliothèque comprenant des ouvrages généraux sur le département dans le domaine de l'histoire, de la géographie, etc... et des ouvrages archivistiques.
Les Archives départementales disposent également de périodiques généralement locaux d'information générale ou spécialisée.
Et enfin, nous pouvons trouver des archives audiovisuelles et sonores.
Conserver
Les conditions de conservation
Chaque dépôt des Archives départementales doit respecter des règles très précises pour assurer la meilleure conservation possible de documents uniques : contrôler les installations électriques, posséder des systèmes de détection incendie et des extincteurs, éviter tous risques d'humidité...
Des activités spécifiques
Numérisation des fonds : Dans le but de préserver les documents les plus consultés et les plus manipulés donc les plus fragilisés, la plupart des dépôts des Archives départementales mènent une politique active de numérisation de leurs fonds.
La micrographie : Elle est destinée à fournir aux usagers des copies photographiques de documents en mauvais état ou menacés à moyen terme dans leur intégralité par une manipulation intense.
Communiquer
Qui peut venir consulter les sources écrites conservées aux Archives départementales ? En application du Code du patrimoine, toute personne peut avoir accès gratuitement aux documents d’archive après avoir rempli une fiche d’inscription et présenté obligatoirement une pièce d’identité officielle.
Communication sur place : les salles de lecture
La consultation du patrimoine archivistique se fait exclusivement sur place au sein des salles de lecture dont disposent les dépôts d’archives.
Généralement dans la plupart des dépôts, la salle de lecture est divisée en deux espaces.
- L’espace de lecture, composé de tables numérotées, est réservé aux documents originaux et aux ouvrages.
- L’espace multimédia est destiné à l’examen des microfiches et des documents numérisés.
- La consultation des instruments de recherche a lieu soit dans une autre pièce nommée la salle des catalogues d’inventaires soit est rattaché à la salle de lecture.
Le lecteur doit être conscient que les documents d’archives qu’il consulte sont uniques et fragiles. Cela implique de respecter certaines règles bien précises. Par exemple pour certaines archives, un effritement très léger du papier commence à se faire sentir et oblige le lecteur à faire attention. Le portage sur microfilms ou la numérisation sont généralement adoptés pour les documents les plus communiqués et les plus fragilisés par les manipulations fréquentes. Les liasses doivent être bien dépouillées à plat sur les tables. Les registres de grand format doivent être consultés sur des pupitres prévus à cet effet. L’utilisation de stylos à encre, des ciseaux… sont interdits. Il est aussi formellement interdit de souligner, d’apporter des annotations sur l’archive écrite. Enfin, pour éviter tout risque de déclassement, le lecteur se voit communiquer qu’un seul article à la fois.
Les délais de communication
Les archives publiques sont accessibles selon des délais légaux de communicabilité définis par le Code du patrimoine, article L. 213-1 et du décret n° 79-1038 du 3 décembre 1979 relatif à la communicabilité des documents d’archives publiques. Il s’agit de trente ans à compter de la date de leur élaboration, sauf pour les exceptions légales.
Pour les dossiers médicaux : le délai de communicabilité est de cent cinquante ans.
Pour les dossiers personnels : le délai de communicabilité est de cent vingt ans à compter de la date de naissance de l’intéressé.
Pour l'Etat Civil, les recensements et les documents judiciaires : le délai de communicabilité est de cent ans.
Pour les documents portant atteinte à la vie privée ou à la sûreté de l’Etat : le délai de communicabilité est de soixante ans.
Les demandes de dérogation
Cependant, pour les documents non communicables, il est possible grâce à une dérogation et si celle-ci est favorable de les consulter avant le délai autorisé. Il faut remplir un formulaire de dérogation et le déposer dans le dépôt d’archives qui conserve les documents qu’il désire consulter. Ensuite, la dérogation est transmise au service versant puis au directeur des archives de France qui prend la décision finale. Cette situation peut prendre environ deux mois.
- La décision finale revient donc au
- Directeur des Archives de France, ministère de la Culture, sur l’avis du service producteur (Préfecture, tribunal, commune...) et du service détenteur (Archives départementales).
Nouveaux moyens de communication
- Internet: Les Archives Départementales disposent pour la quasi totalité d’un site Internet à destination des chercheurs et des administrations. Il donne de multiples informations sur des points pratiques (actualité, missions, expositions ponctuels) et sur les différents services des archives. Pour satisfaire le public, de nouveaux instruments de recherche sont régulièrement mis en ligne tels que les états des fonds ou les répertoires détaillés.
- Voir par exemple le site des Archives Départementales de l'Hérault
- Recherche par correspondance: Certains dépôts d'Archives Départementales ont fait le choix de donner réponse à des demandes de renseignements formulées par écrit et envoyées par des particuliers, des professionnels ou des administrations. Une personne est chargée d’effectuer les recherches demandées concernant dans sa grande majorité l’état civil, le cadastre, les registres de matricules et les actes notariés… En réponse, et dans la mesure du possible, il est envoyé une copie du document avec ses cotes. Si la recherche est trop importante, l’indication des cotes du fonds est communiquée et la personne est invitée à venir consulter sur place les documents nécessaires.
- Le service éducatif : un lien entre le monde des archives et le monde scolaire: Afin de faire découvrir aux élèves des écoles, collèges, lycées ainsi qu’aux enseignants en formation à l’IUFM le patrimoine écrit et iconographique de la région, un service éducatif est mis en place. S’intégrant pleinement dans la politique d’action culturelle prônée par certains dépôts d'archives, il a pour objectif de sensibiliser les jeunes aux sources de l’histoire. Au sein des établissements scolaires, ou dans un espace réservé aux Archives Départementales, le ou les responsables du service, proposent diverses activités, complémentaires aux programmes d’études : des séances de travail peuvent être organisées à partir de reproductions tels que les ateliers des sceaux où des visites des classes d’écoles aux archives sont également prévues permettant la familiarisation avec ces documents originaux.
