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BCDI
Un article de DokuPedia.
En 2007, on dénombrait en France 17000 CDI des établissements travaillant sur BCDI. Edité par le CRDP de Poitou Charentes depuis 1986, BCDI existe en différentes versions :
- BCDI collège-lycée (plus de 85% des CDI des collèges et des lycées du ministère français de l'Éducation Nationale et du ministère français de l'Agriculture ont choisi BCDI Collège-Lycée) ;
- BCDI Ecole (plus de 5 000 écoles utilisent le logiciel BCDI Ecole pour gérer leur BCD, organiser des activités pédagogiques autour de la BCD) ;
- BCDI Spécial centres de documentation et bibliothèques (IUFM, rectorat, CFA, bibliothèques municipales, hôpitaux, prisons, représentations françaises à l'étranger...).
BCDI est un système complet pour gérer, rechercher, mettre à disposition et valoriser l’information de la base documentaire d’un centre de documentation ou d’une bibliothèque. Aujourd’hui, la dernière version existante est BCDI 2007 version 1.80.
Sommaire |
Fonctionnalités
Pour découvrir les nombreuses fonctionnalités, regardons de plus près l’organisation de la barre de menus illustrant la chaîne documentaire. Elle concerne notamment :
- les tâches de gestion du fonds : gestion des acquisitions et des périodiques, catalogage, importation et exportation de notices, accès aux listes d’autorité et aux langages documentaires, opération de récolement ;
- les tâches de gestion du prêt : prêts, retours, réservations de documents, saisie des emprunteurs… ;
- la recherche sur la base documentaire (celles des documents du CDI, sur les emprunteurs…) ;
- les activités d’édition et de diffusion de produits documentaires permettant la valorisation du fonds (Onglet « Diffusion, édition ») ;
- les opérations d’évaluation de l’activité du CDI (celle du fonds, des acquisitions, des prêts, des recherches), opérations au service de la politique documentaire de l’établissement (Onglet « Indicateurs d’activité ») ;
- des outils intégrés qui vous permettent d’éditer des listes, de gérer et d’accéder aux différentes bases que vous pouvez gérer (Onglets « Outils » et « Changer de base »).
Gestion du fonds
Gestion des acquisitions et des périodiques
A partir de l'onglet "Gestion des acquisitions", on peut saisir des commandes et éditer des bons de commande, rechercher ces commandes pour indiquer l’état de la réception des différentes acquisitions, créer et gérer les fournisseurs,saisir des suggestions d’achats faites par les lecteurs.
A partir de l'onglet "Gestion des périodiques", on peut gérer les abonnements à des publications en série, bulletiner, établir un état de réception des périodiques afin de relancer éventuellement les fournisseurs.
Catalogage
Des changements considérables ont évolué pour saisir un livre, un film… On ne parle plus de notion de structure de base de données « Notices/Documents », elle est remplacée par la notion « champs de description bibliographique / champs d’analyse documentaire ».
Tous les documents, quel qu’en soit le support, ont désormais une notice générale obligatoire.
Dans l’onglet « description bibliographique », on saisit l’ensemble des références bibliographiques du document à cataloguer (titre, auteur, date de parution, ISBN, éditeur… etc).
Dans l’onglet « Analyse documentaire », on rend compte du contenu intellectuel du document (natures, résumé, descripteurs, etc).
Importation et exportation des notices
Pour réduire le temps à créer des notices, BCDI permet d’importer et d’exporter des notices au format MémoNotices (c’est le format « propriétaire » XML d’importation / exportation de données de BCDI), au format UNIMARC….
Le CRDP de Poitou Charentes propose des services documentaires pour récupérer de notices (Mémofiches, MémoDocNet, MémoElectre) pour aider à la constitution initiale d’une base documentaire et alléger le temps de traitement documentaire, mais le souci est que ces services sont payants.
Le site Savoirs-CDIpropose une liste exhaustive de sites pour récupérer des lots de notices.
Accès aux langages documentaires
BCDI est livré avec le thésaurus Motbis. On peut consulter les descripteurs du thésaurus, d’en explorer leur structuration et leur environnement sémantique. On peut éditer des listes structurées de tout ou partie du thésaurus et importer les futures versions de Motbis.
NB : La version agricole de BCDI Collège-Lycée est livré avec le thésaurus agricole Thésagri.
Gestion des fiches auteurs, éditeurs et collections
Il est possible de créer, de rechercher, d’importer et d’exporter des fiches d’auteurs, éditeurs et de collections.
Opérations de récolement
Cette action permet de vérifier l’état du fonds documentaire et de constater les anomalies liées notamment au prêt des exemplaires.
Gestion du prêt
Le logiciel BCDI permet de gérer tous les aspects du prêt au sein d’un CDI.Il sera possible :
- d’effectuer des prêts, des retours, des prolongations de prêts ;
- de créer des réservations et de les gérer ;
- de créer et de gérer des exemplaires et des fiches des emprunteurs au CDI ;
- de gérer les retards en éditant des lettres de rappel ;
- de gérer des droits de prêts en attribuant une durée de prêt, un nombre maximum d’exemplaires empruntables, d’affecter des droits de prêts par type d’emprunteurs et par support.
Toutes les fonctionnalités de gestion des prêts, des retours, des prolongations, de création de réservations et d’une fiche emprunteur sont assurées par un seul et même menu «Prêts, retours, prolongations,réservations » dans BCDI.
Recherche documentaire
BCDI propose trois accès pour effectuer des recherches documentaires
Recherche dite "Usager"
Cette recherche correspond aux écrans de recherche dont disposent les usagers notamment les élèves du CDI. Elle permet de réaliser des recherches thématiques, des recherches par critères (titre, auteur, éditeur, collection, ISBN) ou à partir du thésaurus, avec l’utilisation des opérateurs booléens Et, Ou, Sauf.
Recherche dite "Assistée"
Elle permet de rechercher sur un catalogue de références documentaires, dans le but par exemple de réaliser une bibliographie, en accompagnant la rédaction d’une équation de recherche.
Recherche dite "Experte"
Elle permet de rechercher sur les différentes fiches d’une base documentaire. BCDI dispose d’une syntaxe de recherche très complète qui permet de rédiger des équations de recherche complexes, de classer les résultats selon différents critères et d’éditer les résultats dans différents formats de fichiers.
Édition,diffusion des produits documentaires
Éditer et diffuser des produits documentaires est une activité essentielle car elle permet de valoriser le fonds documentaire et d’informer les publics du CDI. BCDI propose des produits documentaires « clés en main » qui permettent d’éditer les nouvelles acquisitions ou des catalogues.
Evaluation de l'activité d'un CDI
Le menu «Indicateurs d’activités » permet d'évaluer l'activité du CDI. Ces indicateurs sont autant d’éléments d’analyse pour faire évoluer la politique documentaire d’un établissement scolaire. Ils permettent par exemple d’établir des statistiques des documents les plus empruntés, des emprunts par support, des recherches des élèves, de la répartition des acquisitions du CDI…
Outils intégrés
Le menu «Outils » met à disposition des fonctionnalités qui permettent :
- d’éditer des rapports, de réaliser des feuilles de calcul sur vos bases documentaires ;
- de gérer les paramètres de votre poste et de vos bases (recopier, sauvegarder,…) ;
- d’obtenir des statistiques sur une base documentaire.
BCDI Web
L’accès et la valorisation d’un fonds documentaire est une activité primordiale pour un CDI de collège et de lycée, un centre de documentation ou une bibliothèque. Grâce au module BCDI Web, une base documentaire peut être rendue accessible en temps réel sur un site internet ou intranet à l’aide d’un simple navigateur Web.
Les avantages sont triples :
- Il n’est pas nécessaire d’installer un client BCDI sur chaque poste de consultation, un simple navigateur suffit.
- Il permet de rendre la base du CDI consultable par des personnes extérieures
- Le professeur documentaliste peut facilement rendre visible de tous, les ressources documentaires réparties dans l’établissement.
BCDI Web vient compléter le logiciel BCDI réseau, il faut donc en faire l’acquisition auprès du CRDP de Poitiers afin de pouvoir en bénéficier.
Pourquoi choisir ce logiciel
Depuis quelques années, BCDI est concurrencé par un logiciel documentaire libre PMB, mais reste tout de même le logiciel le plus adapté pour un centre de documentation et ceci pour plusieurs raisons :
Un choix pédagogique
Quels sont les enjeux pédagogiques d’un logiciel de recherche documentaire dans un CDI?
Les fonctionnalités communes comme la recherche plein texte, la recherche par auteur, par titre, par mots du thésaurus, chaque logiciel a ses objectifs spécifiques. Dans un CDI, il doit permettre:
- une utilisation autonome et efficace par les élèves;
- l’exploitation d’un thésaurus pour amener l’élève vers un premier niveau d’abstraction et d’analyse de son sujet;
- une progression des apprentissages dans la recherche documentaire grâce à des entrées de difficulté croissante.
Il n’existe pas une seule voie de recherche de l’information mais au moins trois dans BCDI selon le degré de familiarité de l’élève avec les concepts de la recherche. Ces trois voies nécessitent un accompagnement, une formation plus ou moins importante, tenant compte des capacités réellement maîtrisées par l’élève autour de savoirs(mot-clé, champs, thésaurus, synonymie, polysémie) et de connaissances procédurales (consulter un index, établir des équations, mettre au panier, éditer…). BCDI conduit ainsi l’élève à adopter une conduite balisée et à choisir la procédure la plus adaptée en fonction de son niveau et de la requête à poser. Cette démarche, d’autant plus efficace qu’elle est en partie transposable à la recherche sur Internet, nécessite de la part de l’élève la maîtrise de l’outil ainsi que celle de ses procédures, mais aussi l’assimilation d’un vocabulaire abstrait spécifique au logiciel et aux sciences de l’information. Les difficultés des élèves devant de tels objectifs ne doivent pas être minimisées, et le documentaliste confronté à cette situation dispose généralement de trop peu de temps pour la formation. Il doit en outre lutter contre le mirage Internet qui laisse croire que la connaissance de ces concepts et de ces procédures n’est pas indispensable…
Un choix professionnel
Trois atouts de BCDI expliquent les raisons professionnelles du choix de ce logiciel:
• La simplification de la gestion
- par l’intégration d’un thésaurus aux fonctionnalités très développées: BCDI est livré avec le thésaurus de l’Éducation nationale Motbis: plus de droits à négocier! Les mises à jour du thésaurus et les réindexations qui en découlent sont faites régulièrement.
- par une conception de la saisie fort intéressante déjà à l’époque, qui permet de décrire des composantes (article, partie, contribution);
- par des fonctions bibliothéconomiques de base: prêt, rappels, statistiques, bulletinage, importation du fichier des élèves pour le prêt, etc.
• Le travail en réseau et l’échange de données
Grâce aux fonctions d’import-export, l’échange de notices est très aisé. On citera les réservoirs qui apportent un gain de temps énorme, Mémodocnet, Mémolistes, MémoÉlectre du CRDP de Poitiers, et qui n’ont pas de prix (si, pardon: de 69 à 149 euros pour les Mémofiches, par exemple). On trouve maintenant sur le Web de nombreux dépôts de notices offertes par les CDI, ce qui évite les changements de formats.
• Une ouverture sur le Web
Le fonds du CDI ne se limitant plus aux seuls documents accessibles sur les rayonnages, BCDI est aussi capable d’intégrer des ressources en ligne, repérées, sélectionnées et décrites comme n’importe quel autre document.En revanche, plus personne ne réussit à lister de façon exhaustive ces réservoirs disponibles et les données sont souvent inexploitées. Cet effort de collaboration devrait être récompensé par une visibilité plus grande. Mais qui dit libre échange de données dit aussi dispersion, déperdition, et on peut le regretter. Toujours dans un souci d’échange, le CRDP de Poitiers essaie (non sans mal!) de suivre de près les évolutions des nomenclatures nationales (niveau, discipline, nature…) et les propose en appui dans le logiciel.
Un choix financier
BCDI, logiciel professionnel, reste d’un coût abordable pour un établissement scolaire. La maintenance est assurée par les CRDP ou les rectorats et les CDI n’ont pas à acquitter des sommes importantes chaque année
Une communauté
BCDI, c’est aussi une communauté de pratique, informelle et à distance. Son point fort: une histoire, le partage d’un même système depuis 20 ans et des échanges centrés sur la même problématique, une volonté d’apprendre ensemble, de partager, de mutualiser (on trouve en ligne de nombreuses ressources déposées par les documentalistes pour l’initiation des élèves), un espace partagé (le Club BCDI). Cette communauté met ainsi en oeuvre un travail d’apprentissage pour intégrer ces nouveautés et les adapter à sa propre pratique par une action volontaire d’appropriation. Tous les acteurs engagés dans la maintenance et la formation sont invités chaque année par le CRDP de Poitiers à participer au développement du produit.
Sources utiles
Abonnement et tarifs
Site du CRDP de Poitou Charentes
Optimisation
Pour trouver des solutions documentaires : Ce site permet de prendre connaissance des solutions documentaires éditées par le CRDP de Poitou-Charentes tant au niveau des logiciels BCDI que des services documentaires (MéMoFiches par exemple)
Club-BCDI, le site des utilisateurs des logiciels BCDI Cette communauté propose différentes informations :
- Un service d’information : organisation de l’accompagnement, calendrier des stages, liens vers des sites traitant aussi de BCDI… ;
- Une banque de données de questions réponses ;
- Un lieu de débat et de suggestion avec un forum modéré ;
- Une liste de diffusion qui permet de connaître les nouveautés du site.
Le site du CRDP de Poitou Charentes met en ligne un manuel présentant les différentes fonctionnalités du logiciel.
Capes de Documentation
Le CRDP de Poitou-Charentes propose de télécharger librement la dernière version de BCDI afin de préparer dans les meilleures conditions l'épreuve de « Techniques documentaires »:
