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Désherbage
Un article de DokuPedia.
C'est un acte qui consiste à éliminer, sortir, ou détruire un document de son fonds. Pour une bonne gestion de leurs collections, les centres de documentation et les bibliothèques doivent régulièrement trier, réorganiser et supprimer certains documents. C'est une opération difficile qui entre dans une politique documentaire et qui mérite une réflexion.
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Plusieurs raisons:
- Pour rendre l’espace plus attrayant et répondre à l’attente des utilisateurs.
Il ne s'agit pas d'avoir un espace rempli de documents mais plutôt privilégier la qualité des documents qui s'y trouvent, surtout être à l'écoute et savoir répondre à la demande des utilisateurs.
- Pour faire de la place, aérer et réorganiser les rayons.
Le manque de place est fréquent dans les centres de documentation ou les bibliothèques, le mobilier est souvent insuffisant et la surface est limitée. Cet état de fait limite l’organisation des rayonnages et implique un tri afin de remédier à ce problème.
- Pour se séparer des documents obsolètes, abîmés, perdus et non empruntés.
Il est parfois inutile de garder des documents en plusieurs exemplaires. L’information contenue dans les documents doit être correcte, certains secteurs évoluent vite tel que le secteur scientifique et informatique, les annuaires doivent être à jour. Un document détérioré ou perdu peut être racheté. Les documents non empruntés peuvent laisser la place à des documents sous empruntés.
- Pour garder des livres en bon état.
L’examen de l’état du document est primordial pour déterminer si il va être conservé, restauré ou jeté.
- Pour préparer sa nouvelle liste d’acquisition.
Le désherbage est étroitement lié à la politique d’acquisition. Plus les critères d’acquisition sont rigoureux moins le désherbage est nécessaire.
Trois méthodes d'évaluation pour le désherbage:
-La méthode DC (Désherbage des collections) :
Cette méthode permet d'évaluer la place, effectuer un inventaire (récolement) et de vérifier la date d’édition. Cela permet de mettre en valeur le fonds,d’éliminer les livres en double et de préparer sa nouvelle liste d’acquisition en fonction des documents que l'on ne souhaite pas conserver.
-La méthode IOUPI :
Plusieurs critères d’élimination sont pris en considération.
- I = incorrect ou faux
- O = ordinaire, médiocre
- U = usé, abîmé
- P = périmé, obsolète
- I = inadéquat
-La méthode DAO (Désherbage Assisté par Ordinateur) :
On imprime le listing des documents non empruntés et dont la date du dépôt légal est trop ancienne.
Quelques dates approximatives:
- Les usuels (000) 5 à 10 ans
- Les annuaires 2 ans
- Philosophie et psychologie (100) 10 à 15 ans
- Religions (200) 5 à 10 ans
- Sciences économie et sociales (300) 5 à 10 ans
- Sciences pures (500) 10 ans
- Sciences appliqués (600) 5 à 10 ans
- Littérature (800) 5 ans sans emprunt
- Histoire, géographie 5 à 15 ans
- Les périodiques 5 ans
- Les manuels scolaires chaque année
- Les thèses et mémoires illimitée
Attention !
- Il faut impérativement conserver les documents anciens, les documents patrimoniaux, les documents sur la recherche, les documents rares et précieux et les documents entrés au titre du dépot légal.
- Avant tout acte, il faut formuler une demande d'autorisation à votre municipalité ou à l’administrateur en présentant la liste des livres à désherber sur un bordereau.
- Les documents détruits sont supprimés des listings d'inventaire et sont estampillés à l'encre rouge.
Que faire des documents ?
Plusieurs solutions s'offrent à vous :
- Un plan de conservation partagée peut être mis en place entre les centres de documentation afin de créer des magasins spécialisés et de répartir les documents. En effet le projet de désherbage peut entraîner un projet de développement des collections. Le désherbage entre dans une optique de coopération entre les centres de documentations au niveau national ou international. Dans le cas où le document est utilisable et non dégradé. Cet échange évite de donner une mauvaise image du désherbage.
- Un don peut être fait à une association ou aux étudiants ou à une autre bibliothèque.
Adiflorest une association qui fait dons de documents aux institutions et
aux associations qui souhaitent développer la lecture francophone. Ces dons
proviennent de bibliothèques, de centres de documentation et de maisons d’édition.
- Les documents peuvent être placés aux archives (Archivage) ou en réserve (magasins) quand l’aménagement de la structure le permet. Et à juste titre ces magasins ou ces réserves peuvent se spécialiser et ainsi entrer dans un plan de conservation partagé et proposer des échanges au niveau national. Le rôle du centre de documentation devient alors national ou international.
CODHOS Collectif de Centres de Documentations en Histoire Ouvrière et
Sociale qui sauvegarde des documents relatifs à l’histoire ouvrière et
permet l’échange d’information utiles aux chercheurs.
- Les documents peuvent être numérisés ou mis sur microfiche (archivage électronique). L’évolution de l’utilisation de l’informatique incite à ce procédé qui permet de faire des économies de stockage.
EROMM Européan Register of Microfilm Maters (Base de données de microfilms
dans toute l’Europe)Unité de laboratoire du microfilm à la bibliothèque d’Alexandrie.
- Une élimination radicale du document peut être effectuée, c’est la destruction du document (appelé aussi mise au pilon).
La politique de désherbage des collections ne se limite plus à une décision individuelle mais s’intègre dans une perspective nationale ou internationale. Ainsi, le désherbage perd son côté négatif et ouvre une perspective plus large.
Références
- ENSSIB Article « Guide du désherbage »
- POLDOC est le groupe de recherche bibliothéconomique appliquée aux outils des politiques documentaires
- WikiPoldoc est une base de ressources professionnelle et collaborative de et pour tous les sélectionneurs et acquéreurs en charge de gestion de collections et de contenus documentaires dans les bibliothèques et centres de documentation.
- ADBS Association des professionnels de l'information et de la documentation
- Docadhoc "Le désherbage"(Revue Doc ad Hoc n°41 juin 2003)
Voir aussi
- Trouver la notion Désherbage sur l'internet des sciences de l'information et de la communication
