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Documentaliste

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Le documentaliste généraliste met à la disposition des demandeurs d'informations ou des utilisateurs potentiels les documents, extraits de documents ou données, conceptuelles ou factuelles, satisfaisant leurs besoins d'information, à un coût et dans des délais raisonnables. Il assure pour cela la constitution et la maintenance d'un fonds documentaire et des outils de recherche adaptés.

Ce métier peut être très différent selon le secteur dans lequel il est exercé. Cet article vise à présenter les points communs entre les documentalistes, indépendamment de leurs spécialités.

Sommaire

Historique et évolution de la profession

Naissance de la documentation

Le métier de documentaliste est relativement récent. Il date d'un siècle et s'est construit par rapport aux métiers d'archiviste et de bibliothécaire eux-mêmes beaucoup plus anciens. Il a hérité partiellement de leur technicité et de leur fonctionnalité.
Le terme de « documentation » est employé pour la première fois en 1895, par Paul Otlet et Henri Lafontaine, deux avocats belges.
Le métier de documentaliste se développe avec la révolution industrielle et la création de nouveaux secteurs d'activités économiques qui engendrent le développement des activités documentaires, du traitement de l'information et la création de centres de documentation.

Reconnaissance et évolution de la profession

  • La coopération internationale

Paul Otlet est une figure majeure dans le développement de la documentation, ses travaux n’ont cessé de chercher à rendre accessible le savoir à tous ceux qui en ont besoin, grâce à la coopération internationale des bibliothèques, à l’élaboration des normes d’échanges et à l’établissement de classifications.
Avec Henri Lafontaine, il crée en 1895 l’Institut international de bibliographie qui devient par la suite la Fédération internationale pour l’information et la documentation (FID).
La création d’un comité international qui représenterait les diverses associations nationales de bibliothécaires est évoquée pour la première fois à Prague en juillet 1927, lors du congrès international des bibliothécaires et des amis du livre. Le projet de l’IFLA (International Federation of Libraries Associations and Institutions) est lancé. Il voit le jour en 1929.

  • La première association professionnelle de documentalistes

En 1931 naît l'Union Française des Organismes de Documentation (UFOD): c'est la première association professionnelle de documentalistes. L'UFOD précise les règles et les normes de la profession et délivre ses premiers cours dès 1938. Elle définit une terminologie de la documentation et fait notamment adopter le terme de « documentaliste » au lieu de « documentariste » ou « documentateur », jugés trop techniques.
Cette première association donne les bases de la création de l’Association des documentalistes et bibliothécaires spécialisés (ADBS) en 1963.

  • 1963 : création de l'ENSSIB et de l'ADBS

L'ENSSIB, Ecole nationale supérieure des sciences de l'information et des bibliothèques (à l'origine ENSB, école nationale supérieure des bibliothèques) a reçu pour mission de former les conservateurs et les bibliothécaires de l’Etat et des collectivités territoriales, les cadres des services de documentation et d'information scientifique et technique, et de développer la recherche en sciences de l'information, bibliothéconomie et histoire du livre.
L'ADBS, association des bibliothécaires et documentalistes spécialisés, aujourd'hui association des professionnels de l'information et de la documentation, compte aujourd'hui plus de 5000 adhérents, et assure la défense et la promotion de la profession.

Bibliothécaires et documentalistes

On a opposé longtemps (et on oppose toujours) les deux métiers, les documentalistes souhaitant se différencier de leurs collègues bibliothécaires et faire reconnaître leur spécificité (traitement et analyse du contenu, diffusion de l'information, veille).
Dans les faits, la différence est importante par rapport à la question du statut des deux professions et d'exercice des métiers, les bibliothécaires ayant un statut de fonctionnaire d'état ou des collectivités territoriales mieux assuré. Cette question a évolué favorablement pour les documentalistes depuis 1998 et également avec le Capes de documentation. Cependant les cadres d'exercice sont très différents et peut-être plus « précaires » pour les documentalistes en général.

A l'heure actuelle, les points de convergence sont de plus en plus évidents :

  • par l'arrivée des technologies tout d'abord, les bibliothèques proposant les mêmes outils de recherche d'information que les centres de documentation (banques de données, cédéroms, Internet,...)
  • par l'arrivée en force de l'économie dans les deux secteurs (gestion, performance du service, rentabilité, qualité,...)
  • par l'émergence de préoccupations communes ayant trait au monde de l'information (validité et pertinence de l'information diffusée, droit de l'information, société de l'information).
  • la prise de conscience du rôle central de l'utilisateur / lecteur / usager (élève, étudiant, enseignant, public spécialisé ou plus large) ce qui entraîne bibliothécaire et documentaliste à mieux mettre en lumière leur action, à transmettre leur savoir-faire.

La complémentarité existe réellement et à plusieurs niveaux : des fonds et des collections, des espaces et technologies proposées, des compétences que les deux métiers peuvent échanger.
Leur intérêt (et leur avenir) repose d'ailleurs sur cet échange : c'est dans ce sens que travaillent les principales associations, l'ABF et l'ADBS.

Statuts

Le métier de documentaliste s’exerce dans le secteur privé ou dans le secteur public.

  • Dans le secteur privé, le statut de documentaliste est défini par le contrat d'embauche :
    le documentaliste peut faire partie à part entière des cadres tenant alors un rôle de décideur ou de chef de projet. Mais il peut n'être également qu'un exécutant.
  • Dans la fonction publique d’État, deux statuts (de catégorie A) existent désormais pour les professionnels de la documentation:
  • celui de chargé d’études documentaires et plus récemment celui d'ingénieur d'études documentaliste.
    Il est divisé en 3 corps dépendant de gestionnaires différents : le ministère de l’équipement (corps interministériel), le ministère de la culture et le secrétariat général du gouvernement.
  • Il y a aussi, bien sûr, des professeurs certifiés en documentation exerçant principalement dans les collèges et lycées.
  • Dans la fonction publique territoriale, il existe plusieurs concours concernant les documentalistes :
  • le concours de bibliothécaire territorial (catégorie A, niveau Bac + 3) avec une spécialité Documentation
  • le concours d’assistant qualifié territorial du patrimoine et des bibliothèques (catégorie B, Bac + 2)
  • le concours d’assistant territorial de conservation du patrimoine et des bibliothèques (catégorie B, niveau Bac).

Le documentaliste dans la société de l'information

Service aux usagers

Le documentaliste est le médiateur entre deux univers : l'utilisateur et les informations. Les relations s'effectuent en 2 phases, amont et aval.

  • En amont, le documentaliste doit bien discerner les besoins de l'utilisateur, l'aider à formuler ou reformuler sa demande pour la clarifier, et définir avec lui les objectifs de la recherche. L’intérêt est de définir les besoins de l'utilisateur afin de mettre en place une diffusion sélective de l'information, ou DSI, et anticiper la demande d'information.

Il s'agit de transposer une demande d'un langage naturel à une équation de recherche. Cette relation est essentielle pour le travail à la fois du documentaliste et de ses utilisateurs. Enfin, la mise en place d'outils (une revue de presse consultable sur l'intranet par exemple) et la formation des utilisateurs à ces outils permet d'améliorer la confiance et la relation de travail entre les deux protagonistes.

  • En aval, il s'agit pour le documentaliste de déterminer les outils de recherche qu'il utilisera pour répondre au mieux à la demande. Il est donc important de définir la profondeur de recherche demandée (les dates limites pour une revue de presse, le nombre de sources pour des fiches sociétés...) et d'utiliser au mieux les différentes sources et logiciels documentaires pour faire d'une masse d'informations énorme un espace clair et balisé. De fait, la traduction entre le langage naturel et le langage documentaire est l'une des parties les plus importantes de la communication.

On parle parfois de métalangage pour définir la combinaison de langages utilisés par les outils et logiciels de recherches, inconnus de l'utilisateur, qui font la valeur ajoutée du documentaliste. Il est alors l'interface entre deux langages distincts, l'un formulant la demande, l'autre interrogeant efficacement les sources d'informations pour retourner une réponse précise à l'utilisateur.

Technologies et accès à l’information

Les utilisateurs recherchent maintenant eux-mêmes ce qu'ils veulent : ils peuvent disposer d’informations diverses sur la plupart des sujets et pour cela un documentaliste ne leur est pas nécessaire. Cependant, dans le cadre de demandes plus complexes, le documentaliste est et restera indispensable. Selon la complexité de la demande, le documentaliste tiendra un simple rôle d'assistanat ou deviendra un véritable partenaire. L'utilisateur se passera du documentaliste tant qu'il ne verra dans l'internet que l'aspect ludique mais lorsque la recherche se compliquera, il fera appel au documentaliste. Tout dépend du niveau de complexité de la recherche elle-même. On parle de la mort annoncée du métier chaque fois qu'apparaissent de nouvelles technologies ; on disait la même chose lorsque est apparu le Minitel. Mais le métier de documentaliste évolue parallèlement à la technologie, il ne meurt pas. Au contraire, les TIC (Technologies de l'Information et de la Communication) donnent accès à des milliards d'informations. Le documentaliste opère un tri, sur Internet ou dans des bases de données, via des formules d'interrogation et des méthodes de recherche bien spécifiques, propres à chaque base de données.Il choisit un pannel de documents pertinent et adapté au but et au temps dont l'utilisateur dispose pour les consulter. De même, au sein d'une entreprise, c'est lui qui est à même de désigner les bases de données pour lesquelles il vaut la peine de payer un accès : sa fonction de régulateur commence donc bien avant le moment où une demande lui est faite. Par ailleurs, cerner la demande de l'usager requiert également de la finesse, de la psychologie, de l'adaptabilité, ainsi qu'une bonne culture générale ; tout comme de garder un « radar » ouvert en tout temps. Tant qu'il y aura des producteurs d'informations, de nouvelles techniques, le documentaliste sera là pour permettre à l'utilisateur final de trouver ce qu'il recherche. Pour le documentaliste, trouver la bonne information a toujours été la priorité quel que soit le support : le métier a toujours évolué avec les technologies.

Le documentaliste et Internet

Depuis l'arrivée d'Internet, les pratiques documentaires ont été modifiées. Les produits sont créés de façon différente, et ils sont adaptés aux nouveaux besoins des utilisateurs.

L'autre grande nouveauté est le courrier électronique. Les documentalistes travaillent en direct avec les utilisateurs même les plus éloignés : finis les délais de poste ou le timbrage. Les échanges professionnels entre collègues sont facilités et les listes de diffusion une source d'information inépuisable.

Il est également possible d'accéder directement aux documents primaires, ce qui était le souhait le plus cher des bibliothécaires, des documentalistes et des usagers.

Il faut ajouter que les technologies de l'information ont façonné le métier de documentaliste, en supprimant progressivement les barrières qui le séparaient des sciences sœurs telle la bibliothéconomie ou l'archivistique. En effet aujourd'hui, il n'est plus seulement question pour le professionnel de gérer les documents, mais plutôt de gérer l'information indépendamment de son support, de sa nature, etc. De plus, les structures documentaires, à cause justement des technologies de l'information qu'elles utilisent, sont à la fois des centres de documentation, des centres d'archives et des bibliothèques. Le professionnel est devenu polyvalent. C'est pourquoi on parle aujourd'hui de professionnel de l'information documentaire pour désigner à la fois l'archiviste, le documentaliste ou le bibliothécaire.

Le travail en réseau

La notion de réseau a été très vite intégrée par le monde documentaire (bibliothèques et centres de documentation). Elle sous-tend maintenant toute la logique du système bibliothéconomique et documentaire, local, national et international. L'objectif principal est la diffusion et l'échange d'information : le prêt entre bibliothèques, le catalogage partagé, l'indexation partagée, la consultation de catalogues à distance sont des exemples des possibilités qu'offre le réseau. L'échange se produit aussi de manière moins formelle sur les listes de discussions professionnelles et les forums. L'appartenance à une communauté professionnelle est renforcée par le réseau. Ainsi, même s'il est isolé dans son entreprise, son lycée ou sa bibliothèque, le professionnel se sent moins solitaire, mais solidaire d'un métier, d'une profession. Le réseau démultiplie l'accès à l'information. La notion de réseau met aussi en évidence la mutualisation des moyens. C'est là-dessus que repose l'idée de consortium débattue à l'heure actuelle dans le milieu professionnel.

Formation et insertion professionnelle

Les formations initiales

On trouve sur le site de l'ADBS une rubrique "diplômes et concours" qui présente de manière détaillée les formations au métier de documentaliste. On peut retenir parmi les principales formations:

  • Les formations universitaires :
  • DUT information communication, option documentation d’entreprise
  • Licence professionnelle (bac + 3)
  • Diplôme d’IUP à Toulouse 2, Dijon, Lyon, Reims, en ingénierie documentaire,
  • Master pro et de recherche (bac + 4/5) préparé dans de nombreuses universités avec des spécialités très pointues.
  • Les formations en école spécialisée :
  • l’Ecole des bibliothécaires-documentalistes (EBD) de l’Institut catholique de Paris
  • l’Institut national des techniques de la documentation (INTD) du Conservatoire National des Arts et Métiers
  • l’Institut régional des techniques documentaires (IRTD) basé à Rouen.

D'autres informations sont également disponibles dans la fiche métier documentaliste sur le site du CIDJ

Les formations spécifiques

L'ADBS propose des journées d'étude thématiques pour les professionnels en poste.

Voici un aperçu des thèmes abordés en 2008: - Utiliser les fils RSS - Les TIC dans les systèmes d'information documentaire - Techniques de mémorisation - Mettre en place ses plans de veille - Le management stratégique en information-documentation - Faire évoluer ses produits documentaires électroniques - Durées de conservation des documents en entreprise - Rôle des documentalistes dans un projet de gestion des connaissances

Insertion professionnelle

  • avoir une attitude professionnelle: être capable de travailler en équipe, avoir le sens du relationnel et une forte capacité à s'adapter rapidement, être dynamique.
  • avoir l'esprit de synthèse: savoir rechercher, analyser, sélectionner, organiser, hiérarchiser les informations
  • avoir une très bonne maîtrise des outils bureautiques et de la recherche sur Internet. Certains postes demandent la connaissance d'un logiciel documentaire particulier (ex: Alexandrie)
  • avoir une très bonne maîtrise de l'anglais est indispensable et est demandé pour toutes les annonces consultées. La connaissance d'une seconde langue étrangère (allemand, espagnol) est citée par beaucoup comme un atout supplémentaire
  • avoir des connaissances dans le domaine d'activité de l'entreprise (ex: finances, juridique, sciences biomédicales) est souvent souhaitable, parfois obligatoire.


Spécialités

La profession de documentaliste s’exerce dans des domaines très différents ce qui nécessite dans certains cas des compétences particulières :

Pour en savoir plus

Ressources bibliographiques

  • ACCART Jean-Philippe et RETHY Marie-Pierre, Le Métier de documentaliste, Paris : Electre-Le Cercle de la Librairie, 2003, 451 p.
  • HAMEL, Ginette, Initiation au métier de documentaliste, Paris: Berger-Levrault, Coll. Administration locale, 2002, 157 p.
  • BOULOGNE Arlette, Vocabulaire de la documentation, Paris : ADBS, 2004, 338 p.
  • Le vocabulaire de la documentation et des technologies de l'information mis en ligne sur le site de la Bibliothèque de l'Université de Laval (Canada)

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