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Documentaliste juridique et comptable en France

Un article de DokuPedia.

Sous l’appellation professionnels du droit et du chiffre, on pourra citer des métiers tels qu’experts-comptables, commissaire aux comptes, juristes, avocats, notaires. Dans toutes ces professions, la documentation joue un rôle majeur dans l’exercice quotidien des missions. Le domaine du droit et du chiffre est en perpétuelle évolution, pas une seule semaine sans une nouvelle disposition juridique, jurisprudentielle, fiscale ou comptable. Tenir ses dossiers à jour et ses connaissances actualisées demande de la rigueur, de l’application et du temps.

Le documentaliste a un rôle essentiel à jouer auprès des équipes de comptables, de juristes, de clercs. Lorsque la direction du cabinet fait preuve de volonté de développement et crée un poste de documentaliste, elle permet à ses équipes d'assurer le suivi de leurs dossiers tandis que le responsable de la documentation se concentre sur la résolution des situations problématiques et la mise à jour des connaissances.

Les missions de recherches documentaires, de veille et de diffusion sélective de l’information sont ainsi essentielles dans l’activité quotidienne du documentaliste. A celles-ci viennent s’ajouter des tâches plus ponctuelles : le développement d’une politique de communication autour des services de la documentation, la gestion des connaissances avec la mise en place, par exemple, d’un intranet documentaire, ou encore le suivi des plans de formations en collaboration avec le service des ressources humaines…


Sommaire

Domaines de connaissances

Le documentaliste qui travaille au sein d’un cabinet d’avocats, d’expertise comptable ou dans une étude notariale aura à aborder notamment les domaines suivants :

Droit / Comptabilité / Audit et commissariat aux comptes / Fiscalité

Types de documents

Le documentaliste en cabinet aura à traiter des supports classiques :


Livres / Périodiques / Sites web / Supports de formations

Les supports de formations ont une importance particulière car ils participent à la mutualisation des connaissances au sein du cabinet. Un collaborateur assiste à une conférence et peut ensuite par le support transmettre ce qu’il en a retiré au reste de l’équipe.

Les publics

Dans les petites structures, le documentaliste sera en relation avec l'ensemble des équipes, du dirigeant au collaborateur. Il sera présent en tant que support auprès des différents métiers de l'entreprise. Il pourra aider un collaborateur ou un associé pour une recherche documentaire, trouver un modèle de courrier pour une secrétaire, travaillera de concert avec l'informaticien ou les chargés de communication pour mettre en place un site internet par exemple.
Dans les plus grandes sociétés, il peut être affecté à un service en particulier et se spécialiser dans un champ de connaissances.

Fonctions et missions

Diffusion de l’information

Le documentaliste utilise différents outils pour transmettre l’information :

Recherches documentaires

Le documentaliste vient en support des équipes de travail. Il pourra être sollicité pour les recherches complexes, demandant du temps. Les collaborateurs ont parfois accès à des bases de données via le réseau du cabinet, ce qui leur permet de se procurer immédiatement des informations simples (par exemple des taux en fiscalité, des modèles de statuts pour une société…). Le documentaliste se chargera par exemple des recherches demandant l’interrogation de bases extérieures ou encore de benchmark avec un comparatif de plusieurs sources d’informations. Il enrichira, à l’occasion de ses diverses recherches, ses dossiers documentaires.

Veille documentaire

La veille documentaire est une mission essentielle au vu du flux quotidien d’informations du domaine. Elle apporte une véritable valeur ajoutée au travail du documentaliste. Si les collaborateurs réalisent eux-mêmes leurs recherches documentaires, le documentaliste peut par la suite se charger des veilles sur ces mêmes thèmes. Un service de diffusion sélective d’informations permet ensuite de les informer sur les sujets qui les concernent directement.

Gestion des abonnements, du budget

Les cas de figure dans le secteur sont très variés : dans certaines sociétés, les ouvrages sont achetés en fonction des besoins, dans d’autres, une politique d’acquisition est clairement définie et les fonds sont tenus à jour de manière exhaustive.

Un suivi des commandes, des acquisitions, des abonnements en parallèle de celui effectué par les services comptables de l’entreprise parait essentiel dans la mesure où le documentaliste doit pouvoir justifier sa politique d’acquisition. Cela permet aussi, d’une année sur l’autre, de suivre l’évolution des prix chez un éditeur.

Communication

Afin de diffuser de manière claire et lisible les données qu’il reçoit, le documentaliste doit savoir les mettre en valeur visuellement. La conception de l’intranet documentaire et de tous les outils ou services documentaires doit se faire dans le respect de la charte graphique de l’entreprise.

Relations avec les extérieurs

Les cabinets ont toujours un réseau de correspondants, plus ou moins riche. Ces métiers se basent sur le relationnel pour attirer de nouveaux clients et développer leur réseau d’influence.
Le documentaliste s’appuiera sur ces contacts pour développer ses sources d’informations.
Parmi ces correspondants, on peut trouver des institutions officielles, des administrations, des associations professionnelles, des syndicats...

La plupart de ces institutions ont un centre de documentation qu'elles ouvrent plus ou moins au public. On pourra citer Bibliotique pour l'Ordre des Experts-comptables et la CNCC.

Par ailleurs, il est fréquent de voir les cabinets se regrouper en réseaux ou en groupement technique. Ces structures à rayonnement national ou international permettent notamment l'échange de savoir-faire, d'expériences et de compétences. On peut par exemple citer :

  • JurisDéfi, réseau d'avocats et notaires
  • France Défi, groupement français d'experts-comptables et de commissaires aux comptes
  • HLB International, réseau international d'experts-comptables et de commissaires aux comptes

Formations

Le documentaliste doit aider ses utilisateurs à appréhender les outils qu’il met à leur disposition. Ainsi il élaborera des modes d’emploi, proposera des guides pratiques, livrera des astuces afin de toujours inciter ses utilisateurs à aller plus loin dans leur actualisation de connaissances. Le documentaliste se place en facilitateur d’accès à l’information. Par delà les formations concernant les services documentaires, il pourra s’associer à l’élaboration du plan de formations de la société. Par sa mission de gestion des connaissances et des compétences et par son rôle d’interface entre les équipes de production, il peut apporter un regard éclairé sur les thèmes à aborder et savoirs à développer au sein de l’entreprise.

Les principaux outils numériques

En fonction du budget que lui allouera son entreprise, le documentaliste aura plusieurs outils à sa disposition.

Formations et diplômes

De nombreux documentalistes juridiques ou comptables ont uniquement un diplôme de droit ou de comptabilité ou bien une formation de documentaliste généraliste. Ils apprennent alors l’autre aspect de leur métier sur le tas, notamment au contact des collaborateurs et associés.
Des connaissances en informatique et en base de données ainsi qu’une formation en communication est souvent un plus. Très impliqué dans le système global d’informations de la société, le documentaliste, dans les petites structures, pourra être associé au développement du site internet et des outils de communication.


Sources et références

Voir aussi

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