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Gestion de bibliothèque en université dans un cadre négligé
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SOMMAIRE
INTRODUCTION……………………………………………………3
METHODE DE CONCEPTION ……………………………………..4
Etude préalable………………………………………………………………...4
2) Etude détaillée ………………………………………………………………...4
3) Etude technique……………………………………………………………… 4
STRUCURE DE TRAVAIL…………………………………………..4
1) le groupe de pilotage et le groupe de travail ………………………………….5
2) le groupe des utilisateurs……………………………………………………...5
BASE DE L’ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATISE….5
le réseau local de base et la connexion à Renater :…………………………….5 2) le poste de travail multifonction :……………………………………………6
3) système d’organisation……………………………………………………….6
VI- TRAITEMENT……………………………………………………………6
Gestion physique des documents……………………………………………6 a) La numérotation……………………………………………………………..6 b) Le légendage………………………………………………………………….7 c) L’inventaire…………………………………………………………………….7
Conclusion…………………………………………………………….8
BIBLIOGRAPHIE……………………………………………………9
Sujet : Gestion de Bibliothèque en Université dans un cadre négligé
Introduction
Il est aujourd’hui de plus en plus couramment admis que la gestion de bibliothèque est l’une des principales clés de la performance d’une Université
En effet, gérer un centre culturel, d’animation de recherche, est de chercher à optimiser le potentiel d’un service d’une nouvelle conception de rotation entre les individus dans les groupes
Cependant l’organisation actuelle au sein des activités des différents services de la bibliothèque ne permet pas une dynamisation de l’ensemble
Alors comment réorganiser la gestion des activités ressources humaines pour une meilleure rentabilité et performance de l’Université ?
Ainsi le concept de système local de gestion intégrée pour bibliothèque dans réseau est il inclut, plus globalement, dans celui d’une architecture à deux niveaux : - Un niveau supérieur rassemblant une masse de données importante et les tâches coopératives permettant de les exploiter et les enrichir. - Un niveau local où sont regroupées les données propres aux différents établissements et les taches spécifiques de gestion propres à leur fonctionnement.
Cette organisation, necessaire, maintenent, au fonctionnement correct du réseau et des sites, s’inscrit dans une perspective d’avenir. Elle préfigure une structure de répartition des données, dont le schéma est celui du futur système bibliothécaire, et constitue, à ce titre, pour les établissements, le premier acte de leur stratégie de migration vers ce dernier.
Sujet : Gestion de Bibliothèque en Université dans un cadre négligé
Méthode de conception
Notre démarche va se baser sur la méthode c’est une méthode systématique d’analyse et de conception de système d’information. Elle s’appuie sur une approche par les données et par les traitements. on distingue trois niveaux d’abstraction( le niveau conceptuel, le niveau organisationnel et le niveau physique) pour décrire ses occupations à l’aide des langages appropriés.
Elle préconise les étapes suivantes :
Etude préalable
Elle a pour objectif :
. D’analyser et de procéder à une évaluation de la circulation de l’information au sein de la bibliothèque en particulier ; . De proposer des solutions en vue de résoudre les problèmes rencontrés par l’Université dans l’échange de l’information et par la bibliothèque dans le traitement de l’information. . D’évaluer les solutions proposées et de procéder au choix d’une solution appropriée. Etude détaillée
Cette étape vise à définir de manière complète et détaillé tous les aspects de la solution retenue à l’étude préalable. Les résultats engendrés constituent le cahier des charges utilisateur.
Etude technique
Elle a pour but de donner une spécification interne et appropriée du système d’informatisation informatisée à mettre en place. Les résultats seront consignés dans un cahier de charge de réalisation.
Structure de travail
La définition des structures de travail répond au souci de garantir une bonne exécution du travail en organisant et en responsabilisant le personnel de la bibliothèque intervenant dans ce travail.
Pour une meilleure performance deux groupes de travail seront proposés à cet effet.
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le groupe de pilotage et le groupe de travail
Il prend les décisions relatives aux objectifs poursuivis, organisations générales sur l’organisation, aux délais à respecter et aux moyens à mettre en place pour la réalisation du travail en rayant les facteurs négligés pour une meilleure solution.
Ce groupe est présidé par le Président bibliothèque et comprend : . Le Président de l’Université . Le Directeur de la Bibliothèque . Le chef de département de documentation . Le chef de département archivage . Le responsable Informatique de l’université
Il se réunit, à l’invitation du Directeur de la Bibliothèque, toutes les deux semaines suivant un calendrier bien déterminé.
le groupe des utilisateurs
Le groupe des utilisateurs appréciera le fonctionnement du système qui sera mis en place pour une éventuelle correction et amélioration. Ce groupe se compose d’un panel de représentant des utilisateurs
III- Base de l’organisation du système informatisé.
L’objectif est le remplacement du système ayant prévalu jusqu’à ces derniers années et caractérisé par une organisation de gestion structurée autour de la base du système, mais variable selon les établissements ; système intégré, système catalogue + système d’acquisition, auquel il faut ajouter quelques autres sites ne disposant que du catalogue système intégré ainsi que certaines bibliothèques ayant développé ce système de gestion informatisé.
L’indépendance des services, caractéristique des « systèmes ouverts » permet à chaque bibliothèque, d’envisager la migration vers son système par étapes, en dissociant la mise en place du poste de travail, de l’ensemble du projet, tout en intégrant les fonctions traditionnelles de ce système et d’amorcer de manière progressive et contrôlée l’évolution indispensable des structures. Cette approche conduit à traiter prioritairement deux niveaux indépendamment et en amont du système : le réseau local et le poste de travail
1) le réseau local de base et la connexion à Renater :
« Le câblage Ethernet des bâtiments de la bibliothèque en paires torsadées 10 Base T avec prise RJ45, constitue le support matériel de base et la première opération indispensable à réaliser. Sur un campus, ce réseau local sera lui-même relié au réseau plus large du campus (fibre optique) donnant accès au rouleur et la prise Renater de l’Université ». Pour le cas où la bibliothèque n’est pas située sur un campus, le réseau Ethernet local devra être reliée à la prise Renater de l’Université en utilisant les services classiques de
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Télécommunication : Ligne tranfix louées, pour des distances n’excédent pas quelques kilomètres (tarification forfaitaire selon la distance), accès Numéris pour relier des établissements plus éloignés (délocalisation par exp.)
Dans tous les cas de figure, une estimation précise des besoins en matière de débit et de coûts devra être réalisée.(1)
2) le poste de travail multifonction :
L’étape suivant est la mise en place sur le réseau local des postes de travail. Dans le réseau du système le poste de travail appelé à remplacer le terminal des grappes propriétaires, a été voulu « multifonctionnel » et constitué par un micro-ordinateur sous Windows muni d’une carte Ethernet et d’un logiciel de communication. Sa fonction prioritaire est la poursuite du travail dans ce système, via Renater, mais il était entendu , dès l’origine, qu’il pourrait constituer le poste « client » du système local à venir, même , moyennant l’implantation d’un browser internet (Nescape par exp.),devenir un poste de travail à caractère « universel ».
3) Système d’organisation
Par définition, dans un système intégré, tous les modules sont fonctionnellement reliés entre eux, il s’en suit que les données elles même sont liées et que, pour un document donné, elles doivent toutes être présentés dans le cadre d’une opération engagée par le système. Facteur de convivialité, d’unification des taches et de souplesse (facilité de navigation d’un module à l’autre), cette structure peut poser certains problèmes lors de l’injection des données dans le système intégré.
Au-delà (ou à partir) des solutions techniques spécifiques prévues par le fournisseur, deux moyens sont à exploiter pour parvenir le plus rapidement possible à la résolution de ces problème : l’un relève de l’organisation du travail, l’autre, de ce capacités au niveau du système intégré d’informatisation.
VI Traitement
La mise en collection est la deuxième étape de traitement de fonds documentaire. Elle recouvre l’ensemble des tâches effectuées lors de l’intégration des fons documentaires, tâchées manuellement ou directement sur le système de gestion informatisée. Elle s’accompagne d’une manipulation des documents dans le respect des règles de conservation et de conditionnement.
1) Gestion physique des documents
L’intégration des documents porte sur les travaux de numérotation et de légendage préliminaires à la saisie des éléments d’information en inventaire. Avant leur classement, les documents sont étiquetés et le cas échéant, restaurés et numérisés.
a) La numérotation
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Chaque reportage ou ensemble des documents reçoit un numéro d’inventaire. Ce numéro est complété d’un numéro propre au document. Ce numéro ainsi constitué l’identifie et lui confère son caractère d’unicidité. La numération revêt différentes formes d’une photothèque à
L’autre et peut contenir des informations codées alphanumériques ou numériques. Le principe de la numérotation est généralement lié à la logique de rangement qui peut être par lieu de stockage, par catégorie, par collection, par format ou tout simplement chronologique.
b) Le légendage
Une photographie sans légende est une photographie perdue ! Ce slogan se justifie à plusieurs titres. Une image diffusée sans légende peut se prêter à des interprétations diverses, bien loin du travail du photographe. Par ailleurs, sa présence est obligatoire au regard de la loi sur le droit de l’auteur. Un légendage rédigé en collaboration avec le photographe est, bien sûr, le meilleur garant de l’information et permet d’éviter des erreurs à l’indexation. La légende ne mentionne pas ce qui est évident et redondant avec l’image (angle de prise de vue, saison,…) mais ce que l’image ne « dit »pas et que l’utilisateur ne peut savoir sans explication complémentaire.
c) l’inventaire
L’introduction des documents en photothèque est concrétisée par un registre d’inventaire, parfois sur fichier Excel, souvent tableau généré à partir des données saisie sur le système de gestion informatisée. L’inventaire est la mémoire de la photothèque qui retrace les acquisitions ou les retraits effectués. Une bibliothèque peut de cette manière réaliser un inventaire général d’un fonds en comparant la liste des documents enregistrés et l’état réel de la collection.
Les zones d’information sont :
Numéro d’inventaire du reportage, lot homogène des documents ou image isolée, Rubrique de classement (localisation du code) Légende (avec lieu, personnage…..) Date de prise de vue, Nom du photographe et copyright, Droit acquis (restrictions d’utilisation à préciser : droit pour l’utilisation en interne, en l’externe à l’exclusion de la publicité ;….), Support et format, Volume (nombre de vues, Date de parution (pour une publication)
Sujet : Gestion de Bibliothèque en Université dans un cadre négligé
Date de dépôt. Cette date correspond à la date de mise en dépôt des documents par l’auteur auprès d’une agence. Lors d’un retrait de ses documents, le registre d’inventaire permet d’avoir une vision exacte des reportages, de leurs volumes et des dates de dépôt de l’auteur
Conclusion
La valorisation enfin de cet outil est essentielle pour que les lecteurs en ressentent l’importance : libre accès, meilleur mise en valeur des fonds et d’évaluation des collections, applications multiple telles que scénarisation des sommaires, dossier de presse ou documentaire.
En un mot, gérer et mettre en valeur un service de périodiques ne sont pas qu’une seule et même tâche, aux facettes multiples souvent fastidieuse, difficiles et exigeantes, avec des contraintes de rigueur et de méthode. Mais pour celui ou celle qui en est chargé, cela est souvent un travail stimulant dans la mesure où il s’inscrit pleinement dans le temps et la durée, et parce que pour l’usager il représente un outil de première valeur.
La gestion dans une Bibliothèque recouvre l’ensemble des domaines de direction des ressources humaines au service du développement humain et de la performance de l’Université. Fonction partagée, elle éclate et se repartit dans l’organisation générale. Tous ce qui assume des responsabilités dans le management y participent. Pour cela donc, qu’en est – il des autres fonctions dans une bibliothèque ?
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BIBLIOGRAPHIE
- La mise en place des systèmes intégrés de gestion pour bibliothèque dans les établissements du réseau SIBIL-F ; Document élaboré pour la journée d’étude RSF du 17.09.1997 .Réseau Sibil – France ; Coordination ; R.Capman.le 10.09.97
- Gestion et diffusion d’un fond d’image de Cécile KATTNIG, chargée de mission à la bibliothèque nationale de France Formatrice en documentation audiovisuelle ; Armand Colin, 2005, pour la présente impression, ISBN : 2-200-34434-1 ; Nathan/VUEF2002.
- Gérer le développement d’une collection de périodiques sous la direction de Pierre-Marie Belbenoit-Avich, 1998. Institut de Formation des Bibliothécaires, collection la boite à outils.
- Méthodologie documentaire « Comment accéder à la littérature scientifique à l’heure d’internet ? » De Bernard POCHET ;
le site compagnon de l’ouvrage : http ://www.bib.fsagx.ac.be/edudoc/DBU.htm
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