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Gestion des documents d'archives
Un article de DokuPedia.
- La notion de Records management est apparue pour la première fois, au Royaume-Uni dès le XIXème siècle, à cause de l’explosion de la masse de documents. Puis cette forme de gestion des documents s’est développée dans l’ensemble du monde anglo-saxon sans parvenir à séduire l’Europe et en particulier, la France. Alors que dans le monde anglo-saxon, le Records management consiste à gérer les ressources d’une entreprise, dès leur création, et ce jusqu’à leur conservation définitive ou leur élimination. Pour la France, cela renvoie à la notion d’archive et non à une gestion tout au long de la vie d’un document. Mais depuis une dizaine d’années, le Records management fait véritablement son apparition dans les entreprises françaises, grâce à la proposition faite par les Australiens, d’une norme Internationale soumise à l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO). Cette proposition de norme donne le jour à une nouvelle perspective qui est celle de considérer un document dès sa création avec les caractéristiques d’une archive ce qui permet d’avoir une alternative à l’archivistique traditionnelle.
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Loi sur les archives
- La loi de 1979 sur les archives indique qu’un document est considéré comme archive dès sa création mais le langage courant continue lui à distinguer les archives du terme de document courant. D’ailleurs, selon l’article L 211-1 du code du patrimoine (Partie législative), les archives sont définies comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » . Par conséquent, les archives d’entreprises sont réglementées par ce code du patrimoine à plusieurs niveaux : par exemple la loi définie les règles en matière de classement des archives, de leur conservation, de la destruction de documents, de la modification dans le fonds d’archives ou encore dans le droit de reproduction des documents. Si l’une des règles est violée, la loi prévoit une amende de 4500 euros ou pouvant atteindre le double de la valeur des archives.
Notion de Records Managament
Définition du Records Management
- La notion de « Records Management » apparaît dans les pays Anglo-Saxons dans les années 50-60. Si l’on décompose l’expression, le terme « management » signifie en français « gestion » et le terme « records » signifie « enregistrement ». Ainsi dans l’ouvrage de Philippe MARTIN « Le records management : concept nouveau ? Pratique ancienne ? » , il est fait référence au projet de norme ISO (Organisation Internationale de Normalisation) publié en 1997 sous le nom de norme ISO 15489, où le « records management » est définit comme « l’information enregistrée sous une forme quelconque, y compris les données des systèmes informatiques créées ou reçues et mise à jour par un organisme ou une personne lors de transactions ou dans la conduite des affaires, puis conservées en tant que preuve d’une telle activité ». En clair, le « records management » consiste en la mémorisation informatisée ou non des documents constituant une preuve de l’activité.
C’est un principe de gestion des archives courantes et intermédiaires qui est à peu près semblable à la pratique archivistique en France et dont la base est simple.
Les étapes du Records Management
- Le Records Management s'appuie sur les processsus suivants :
- Intégration des documents avec identification : des documents relevant du RM, des personnes y ayant accès, des durées de conservation.
- Enregistrement : l'entrée du document dans le système se fait par l'enregistrement de ses métadonnées, à savoir, au minimum : un identifiant unique, la date, le titre du document ou une brève description, l'auteur (ou émetteur), l'expéditeur ou le destinataire.
- Classement: identification (manuelle ou automatique) de la ou des catégories d'activité à partir des éléments significatifs du document (titre, objet, résumé, etc.).
- Classification pour la sécurité et les accès : attribution des droits et restrictions d'accès.
- Définition du sort final: choix du traitement approprié à l'issue de la durée de conservation en tant qu'archive intermédiaire ou versement en archivage définitif.
- stockage: définition des conditions de stockage en fonction de différents critères : caractéristiques physiques, volume et taux d'accroissement, utilisation des documents et besoins en matière d'accès, coûts.
- Utilisation et traçabilité: la traçabilité est importante puisqu'elle permet de vérifier que seules les personnes autorisées ont eu accès au document.
- Mise en oeuvre du sort final: destruction ou transfert de la responsabilité de la conservation ou de la propriété.
Les différents types d’archives et leur conservation
- Quatre grands types de documents sont représentés :
- Le document papier
- Le document électronique et papier
- Le document numérique
- Le courrier électronique
- La conservation de ces documents est différente selon leurs natures
Le document papier
- La description des archives papier peut être effectuée au moment de sa création. En ce qui concerne sa conservation, pour faciliter les transferts et les stockages des boîtes et dossiers contenant des documents papier, il suffit juste de vérifier le conditionnement des articles, d’éditer des étiquettes afin d’identifier le contenu des boites d’archives papier. Il faut également vérifier la sécurité des locaux.
Le document électronique et papier
- Comme pour le document papier, le document électronique et papier peut être décrit au moment de sa création cependant l’identification du document doit être unique, car pour le document électronique il peut être imprimé par l’usager et devenir un document papier .Et inversement un document papier peut devenir électronique par numérisation, c’est donc pour cela que le records management doit être capable de gérer un même document sous deux formes distinctes en veillant à ce qu’il n’y est pas d’équivoque possible .
- Ces deux formes d’un même document ont une utilisation différente, le papier a une fonction d’archive définitive, c'est-à-dire la preuve d’une activité, au contraire, le document électronique a un usage de diffusion pendant une période vivante et intermédiaire.
- Par conséquent on peut penser que lorsque le document électronique ne sera plus diffusé, il pourra être détruit si une version papier de ce même document existe. Il restera donc une preuve de ce document.
Le document numérique
- Dans ce cas précis, la conservation du document passe par la création des données, c'est-à-dire lors de la production de ces données un matériel précis est utilisé.
- Par conséquent le danger de sa conservation est l’obsolescence technique pour la relecture de ces données.
- Ainsi pour son stockage et sa conservation, ce type de document requiert des supports résistants, matériels et des logiciels pouvant être relus ou réexploités.
- Ces données peuvent être donc stockées sur un autre support, par exemple sur un Cédérom, un média amovible ou sur un serveur du moment que cela puisse garantir l’origine du document.
- En effet selon l’article 1316-1 du code civil : « L’écrit sous forme électronique est admis comme preuve au même titre que l’écrit sur support papier sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature a en garantir l’intégrité ».
- Le « Records management » doit donc être capable de s’adapter à ces évolutions surtout pour la sécurité et l’authentification des documents.
Le courrier électronique
- Le courrier électronique est un cas un peu particulier car il est une variante du document numérique en cela qu’il est crée sur un poste individuel. Tout comme le document numérique, le courrier électronique pose les mêmes problèmes d’authentification des documents et de l’obsolescence du matériel de relecture.
Le cycle de vie des archives
- Née aux Etats-Unis à la fin des années 40 et élaboré par T.SCHELLENBERG en 1956, la théorie des trois âges des archives se distingue par les catégories suivantes :
- Les archives courantes
- Documents gardés dans les bureaux et pouvant être utilisé lors d’affaires en cours. Elles sont aussi appelées archives vivantes.
- Les archives courantes se traitent en deux étapes. D’abord, le classement du document afin de faciliter son accès et sa conservation par un classement et une cotation adaptée. Puis par une gestion annuelle permettant de jeter ce qui est inutile et de mettre certains documents dans les archives intermédiaires
- Les archives intermédiaires
- Documents étant utilisés occasionnellement, mais qui doivent cependant conservés temporairement, souvent pour des besoins administratifs ou juridiques.
- C’est l’étape ou commence réellement l’archivage et le tri des documents, en effet, on sépare les archives intermédiaires d’avec les archives courantes, tout en gardant l’ordre de classement et en éliminant les documents inutiles ou les doublons. Par la suite le document se retrouve reclassé et conservé.
- Les archives définitives
- Documents conservés sans limitation de durée pour l’intérêt historique ou pour établir ou défendre les droits de l’organisme.
- Elles peuvent être soit gardées par l’organisme, soit versées à une institution d’archives, ou soit éliminées. Pour ce qui est de l’étape de l’élimination, il concerne les documents n’ayant plus de valeur ou sans intérêt historique. Si le document est gardé par l’organisme, il subira un traitement archivistique et sera conservé
Bibliographie
- AAF ; ADBS.- Records Management Journée d’études AAF-ADBS, : principes et réalisations.- Paris, 2002 [en ligneconsulté le 22 Février 2007].
- AFNOR.- Information et documentation. Records management : Partie 1, principes directeurs.- ISO, 2001 [19p].
- AFNOR.- Records Management : guide pratique.- ISO /TR15489-2, Paris : ISO, 2002, 39 p.
- AFNOR.- Records Management : gestion et conservation des documents en toute sécurité. [Ressource électronique].- AFNOR, 2004.- Sept 2004 sur archimag.
- CHABIN Marie-Anne.- Le management de l'archive.- Paris : Hermès Sciences publications, 2000, 246 p.
- DROUHET, Geneviève ; KESLASSY, Georges ; MORINEAU, Elisabeth.- Records management : mode d’emploi. Collection Sciences de l’information ; Série études et techniques.- ADBS Edition, 2000.
- HARE, Catherine ; MC LEOD, Julie ; ORIOL, Marie-Pierre.- Guide Pratique : mettre en place le Records management dans son organisation.- archimag, hors série, 2003 [47p].
- MARTIN, Philippe : Le records management. Concept nouveau ? Pratique ancienne ?- Documentaliste : Sciences de l’information, janvier-février 1998, vol.35, n°1, p.37-42.
