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L'archivage électronique
Un article de DokuPedia.
Les archives sont l'ensemble des documents qui résultent de l'activité d'une institution ou d'une personne physique ou morale. Leur origine et leur mode de constitution opposent les archives à tous les types de collection (bibliothèques...). Selon la définition de l'AFNOR, l'archivage est "l'ensemble des actions, des outils et des méthodes mises en oeuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter". L'archivage permet donc de conserver des informations qui pourront être utilisables.
Sommaire |
Introduction à l'archivage électronique
L'archivage électronique consiste à remplacer les supports traditionnels d'archivage par des systèmes d'archivage dématérialisés. Ainsi, le 8 et 9 mars 2001, la Direction des Archives de France a organisé des journées internationales sur la conservation à long terme des documents électroniques. Des travaux français, européens et internationaux dans le domaine de des standards d'échange et de la conservation à long terme confortent les actions des archivistes et gestionnaires de documents. On peut citer les standards internationaux validés par le W3C pour la structuration et l'échange des documents, le manuel et l'appel à l'industrie lancés par le DLM Forum, enfin le programme d'action gouvernemental français (PAGSI) qui a eu pour conséquence la création en 1998 de la MTIC, devenue en 2001 l'ATICA.
La nécessité de l'archivage électronique
Produire des documents en se disant que pour la conservation, on verra plus tard est une politique à courte vue incompatible avec la recherche croissante de qualité. Ceci est d'autant plus vrai s'agissant du document électronique. La seule solution est de faire intervenir en amont l'archiviste qui s'impliquera pour l'application de la Norme ISO 15489 sur le Records Management
Les causes de l'explosion de l'archivage électronique
Un marché pour l'entreprise offrant des avantages techniques indéniables
On assiste à une explosion du volume des documents numériques au niveau mondial. Il existe donc un véritable marché pour les entreprises privilégiant l'archivage électronique. L'archivage électronique, eu égard à l'archivage papier, offre des [avantages ]techniques certains. Les gains les plus significatifs concernent :
- les phases de recherche et de communication des documents (gain de 65 à 85%)
- les phases de stockage et de traitement variant de 20 à 40% (article sous forme de transparents).
Une évolution juridique favorisant l'archivage électronique
Le temps n'est plus où, juridiquement, le papier était le seul vecteur fiable pour transmettre à la postérité données et informations : le droit national et le droit européen confèrent désormais, le même poids à l'écrit électronique qu'au document sur papier. L'écrit électronique a, la même valeur probante que le support papier. Il peut donc servir de peuve en cas de contentieux. Le recours à l'archivage électronique des documents au niveau international pour des besoins juridiques peut donc ainsi être un argument plaidant en faveur d'une bonne conservation des données électroniques.
La conservation du patrimoine
Les archives d'entreprise ont une valeur patrimoniale. Ainsi, une grande quantité d'informations numériques disparaissent à l'échelle mondiale. L'archivage électronique permet donc de pallier à ces déficiences et d'éviter le risque de perte d'une partie importante du patrimoine de l'entreprise. En effet, toute conservation à long terme, a des objectifs scientifiques et de recherche historique. Archiver une sélection de données numériques revient, comme pour les documents papiers, à assurer pour les générations futures la préservation de la mémoire de ce qui a été une institution, son contexte et son environnemment national et international. Ainsi, certaines applications électroniques, de type bases de données, conçues principalement pour retrouver les dossiers papier auxquels les enregistrements se réfèrent, peuvent avoir une très grande richesse informative.
Les difficultés inhérentes à la mise en place de l'archivage électronique
Là où la production traduisant de l'information sous forme papier était relativement encadrée et structurée, celle de l'information électronique s'est développée de façon sauvage en dehors des circuits existants ou officiels.
Nécessité de garantir l'identité et l'intégrité des données électroniques
Par le biais de règles régies par le groupe international INTERPARES
Le groupe INTERPARES a déterminé un ensemble de huit règles garantissant l'authenticité des données électroniques :
Des prestataires de service d'archivage labelisé
La bonne application de la norme ne suffit pas. En cas de contentieux, l'entreprise doit prouver qu'elle a respecté les bonnes pratiques établies par la norme. Elle doit donc faire auditer son système d'archivage. Pour faire face à cette problématique, les entreprises pourront faire appel au service de tiers archiveurs.
L'atteinte aux droits fondamentaux
L'archivage électronique des documents peut être utilisé de manière frauduleuse. La CNIL intervient à ce titre pour éviter des abus en imposant certaines règles :
- tracabilité des consultations
- procédé d'anonymisation des données.
Les problèmes techniques
L'archivage électronique pose de nombreux problèmes dans la pratique.
- mise en place de logiciels adéquats :
A la différence d'un document papier, la lecture d'un format électronique nécessite : un logiciel,un système d'exploitation,un support,un appareil de lecture.
- nécessité de supports de longue durée :
La longévité des données constitue un véritable défi technique. En effet, tout archivage à long terme nécessite un support de longue durée : disque optique numérique non réinscriptible (CD WORM). Or, le support de longue durée sera inutilisable avec le matériel de lecture obsolète. Il faut donc prévoir régulièrement la migration des données vers d'autres supports. L'archivage doit être accompagné par les métadonnées.
CONCLUSION
- Il ne faut pas réduire l'archivage électronique dans l'entreprise à l'affaire du support, ce qui pourrait nuire à la perception globale du problème.
- Les principales difficultés ne sont pas d'ordre technique mais plutôt d'ordre financière et avant tout, d'ordre organisationnel.
- Réussir un projet d'archivage électronique dans l'entreprise nécessite donc de réunir, dans un dialogue commun efficace, des connaissances informatiques, des techniques et approches archivistiques et des connaissances des aspects juridiques de l'archivage.
BIBLIOGRAPHIE
- site des archivistes
- Encyclopédie Universalis
- Le Larousse Universel
- Jean Favier Les Archives Collection Que Sais-je ? P.U.F n°805
- Pascon, Jean-Louis, Pottier, Isabelle, L'archivage électronique : aspects techniques et juridiques, Paris : AFNOR, 2000, 83 p. ISBN 2-12-484212-9
- Direction des Archives de France Les archives électroniques : manuel pratique, Paris : Direction des Archives de France, 2002, 103p. ISBN 2-911601-35-5
- ADBS La gestion documentaire : évolutions fonctionnelles et description de dix logiciels, Paris : ADBS Editions, 2004, 185p. ISBN 2-84365-075-5
