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Le prêt entre bibliothèques avec le logiciel MoCCAM
Un article de DokuPedia.
MoCCAM permet de gérer la circulation des documents entre les bibliothèques du réseau. La procédure du Prêt Entre Bibliothèques est totalement différente du prêt qui a lieu dans une bibliothèque multi-annexes équipée d’un seul et même logiciel.
Les grands principes du PEB dans MoCCAM
Administration
- S’adapter à différents cas de figure :
- Prêt sollicité par l’usager, les bibliothécaires ou des deux.
- Aller chercher le livre à la bibliothèque du document, à celle du lecteur ou au choix.
- Paramétrer les règles de prêt : durée du prêt, délai de la réservation, modalités financières
- Paramétrer l'autorisation ou l'exclusion du PEB selon les types de documents
- Ne pas imposer les mêmes règles à toutes les bibliothèques du réseau (plusieurs politiques de PEB )
Demande de PEB
- La demande de PEB doit s’effectuer en ligne après avoir localisé une notice dans le catalogue collectif.
- La demande pourra être effectuée par le lecteur lui-même ou par les bibliothécaires uniquement (paramétrable).
- La demande de PEB nécessite l’identification du lecteur (nom + N° de carte) et le remplissage d’une fiche lecteur (adresse…). Cependant, ces informations peuvent être récupérées des SIGB.
- La demande de PEB sera confirmée au lecteur par e-mail (s’il en dispose)
Suivi du PEB par les bibliothécaires
- Toute la suivie d’une opération de PEB pourra s’effectuer en ligne dans MoCCAM, sans avoir recours aux SIGB des bibliothèques (il faudra néanmoins indiquer le prêt, la réservation et le retour du document dans le SIGB de la bibliothèque le possédant).
- Pour chaque opération de PEB, il faut pouvoir savoir à tout moment OÙ se trouve le document (réservé, en attente de transit, en attente de prêt, dans telle ou telle bibliothèque…).
- Pour chaque opération de PEB, il faut pouvoir savoir à tout moment QUI doit effectuer une action pour faire avancer le PEB (aller chercher le document en rayon, remettre le document en transit…).
- Chaque bibliothèque doit pouvoir avoir une vue synthétique des opérations de PEB en cours la concernant, classées selon le degré d’urgence (PEB en relance, action attendue, en attente du document…)
- Il doit également être possible d’accéder aux opérations de PEB rapidement en bipant le code à barre du document, de l’usager, en saisissant le nom de l’usager ou le titre du document…
- Pour chaque transaction, des messages claires doivent indiquer au bibliothécaires ce qu’il peut/doit faire dans moCCAM, dans son SIGB ainsi que les manipulations qu’il a à effectuer.
- MoCCAM doit conserver un historique de toutes les transactions liées à une opération de PEB (demande de PEB, transit, mise à disposition, prêt, retour…) avec la date et l’heure.
- Il doit être possible de « forcer » la main à MoCCAM, d’envoyer facilement des messages à l’autre bibliothèque ou au lecteur ou d’annuler l’opération.
- MoCCAM doit s’assurer que les délais sont tenus. De la part du lecteur, bien sûr (gestion des relances par mail ou par courrier), mais également de la part des bibliothécaires. Par exemple, si un document est passé en transit et qu’une semaine plus tard (paramétrable) il n’a toujours pas été réceptionné par l’autre bibliothèque, MoCCAM enverra un mail d’avertissement à la bibliothèque.
- Le PEB peut très bien être utilisé extrêmement rarement par certaines bibliothèques. Il ne faut pas qu’elles soient obligées de se connecter à MoCCAM tous les jours pour vérifier si une nouvelle demande a été effectuée. Lors d’une demande PEB, et à chaque fois qu’une action est attendue, MoCCAM envoie un mail d’avertissement à la bibliothèque concernée.
Suivi du PEB par les usagers
- Les usagers disposeront d’une interface à peu près semblable à celle des bibliothécaires leur permettant de suivre, pour chaque demande de PEB l’état de l’opération (demande acceptée, document réservé, document en transit, document disponible…)
- L’usager pourra facilement envoyer un message aux bibliothécaires.
- Toute la gestion web sera doublée d’envoi de mails lorsque c’est nécessaire et éventuellement d’envoi de courriers.
Administration du PEB
Les Politiques de PEB
La première opération va consister à définir plusieurs « politiques de PEB ». Chaque politique regroupera un certain nombre de paramètres :
- PEB activé ou non
- Prêt à la bibliothèque du document, à celle du lecteur ou au choix
- Même chose pour le retour
- Demande de PEB à l’initiative du lecteur ou des bibliothécaires uniquement
- Nombre, prix et durée des prêts
- Durée de la mise à disposition
- Nombre de jours entre chaque relance en cas de retard du lecteur (4 relances)
- Nombre de jours avant relance en cas de retard des bibliothécaires (lors du transit ou lors de la réservation)
- Texte libre indiquant au lecteur les documents pouvant faire l’objet de PEB et ceux ne le pouvant pas
- Texte libre indiquant au lecteur le déroulement du PEB
- Gestion du PEB au niveau des SIGB en téléchargeant les notices UNIMARC – 995
- Gestion du PEB à l’aide d’une carte à plusieurs codes barres (une par bibliothèque) où MoCCAM sert uniquement à se préinscrire en ligne (tout le reste étant géré dans le SIGB de la bibliothèque possédant le document).
Paramétrages du PEB
Une fois les politiques de PEB définies, on pourra associer à chaque paire de bibliothèque une politique donnée. Ainsi, entre les bibliothèque A et B on aura des règles assez strictes, entre A et C on aura des règles plus libérales (car elles sont dans la même communauté de communes par exemple), tandis qu’entre B et C, on n’aura pas de PEB du tout.
Dans un réseau de 10 bibliothèques, on aura donc 10X10=100 relations possibles auxquelles il faudra associer une politique de PEB.
Note1 : pour 2 bibliothèques données, on aura à associer 2 politiques de PEB, car on peut avoir des règles différentes selon que c’est A qui prête à B ou B qui prête à A Note2 : on définira également une politique de PEB quand A prête à A, car MoCCAM peut gérer également le prêt en local (en substitution d’un module web propriétaire).
Importation de données relatives aux usagers
Il n’existe pas de norme comme UNIMARC pour l’échange de données relatives aux usagers (nom, code barres, adresse, date de naissance…). Cependant chaque SIGB ou presque a la possibilité d’exporter ces données vers Excel, par exemple, pour faire des statistiques ou des mailings.
MoCCAM utilise un système de filtres lui permettant de gérer toutes sortes de formats (texte, MARC, XML…). Une interface web simple permet aux bibliothèques d’envoyer à MoCCAM un fichier généré par son SIGB contenant les informations relatives aux usagers. De cette manière, il n’est pas nécessaire de ressaisir ces informations lors de la première demande de PEB.
Si le SIGB le permet, cette opération peut être automatisée : dans ce cas, le SIGB envoie tous les soirs un fichiers contenant les informations relatives à ses usagers à MoCCAM (par FTP), et MoCCAM l’intègre automatiquement pendant la nuit.
La demande de PEB
La demande de PEB peut être effectuée par l’usager ou par les bibliothécaires uniquement (selon les paramétrages). Elle commence toujours par une recherche dans le catalogue collectif (qu’il s’agisse d’une recherche dans la base fusionnée ou dans des serveurs Z 39.50 distants). Une fois la notice trouvée, la demande de PEB s’effectue en 5 étapes :
- Etape 1 : sélectionner la bibliothèque du Lecteur
Le demandeur doit tout d’abord préciser dans quelle bibliothèque il est inscrit. En effet, la politique de PEB et donc les règles qui s’appliqueront au prêt vont varier selon les bibliothèques.
- Etape 2 : sélectionner la bibliothèque du document
La liste des bibliothèques possédant ce document et susceptibles de le prêter s’affiche alors. Pour chaque bibliothèque, on peut visualiser les conditions particulières attachées au prêt : lieu où aller chercher le document, lieu où le rendre, durée et prix du prêt…
En fonction de ces informations, l’usager choisit la bibliothèque dont il souhaite emprunter le document.
- Etape 3 : Identification du lecteur'
Le lecteur doit alors s’identifier en indiquant son nom et son numéro de carte. S’il est présent dans la base, il n’a qu’à valider sa fiche. Dans le cas contraire, il doit saisir les indications demandées (adresse…)
- Etape 4 : Options
Selon les paramétrages et le type de PEB, il peut être nécessaire de choisir entre plusieurs options : par exemple le lieu où aller chercher le document, le lieu où le rendre… Si aucune option n’est disponible, cet écran ne s’affiche pas.
- Etape 5 : Validation
Une page affiche le récapitulatif de la demande de PEB. Dans le même temps, un mail de confirmation est envoyé au lecteur, tandis qu’un autre mail est envoyé aux bibliothèques concernées leur indiquant qu’elles ont des actions à accomplir.
Le Suivi du PEB par les bibliothécaires
L’avertissement par mail
Tout d’abord, il n’est pas nécessaire pour les bibliothécaires de se connecter quotidiennement à MoCCAM pour voir s’ils ont des choses à faire concernant le PEB. A chaque demande de PEB et plus généralement, à chaque fois qu’une action est nécessaire, un mail leur est automatiquement envoyé.
Ce mail contient un lien. En cliquant sur ce lien, les bibliothécaires sont directement connectés à MoCCAM dans le module de gestion du PEB. Il ne leur est même pas demandé de saisir leur mot de passe : il est contenu dans le lien. De cette manière, on gagne un maximum de temps.
Vue synthétique des Opérations de PEB
Il est possible pour chaque bibliothèque d’accéder à la liste des Opérations de PEB en cours les concernant (ainsi que de celles terminées). Ces opérations sont triées par « degré d’urgence » :
- On a d’abord celles qui sont en « relance », c’est à dire que le délai prévu pour le transit ou pour la réservation est dépassé.
- Viennent ensuite les opérations « actives » pour lesquelles une opération est attendue immédiatement (aller chercher le livre en rayon ou le réserver, remettre un livre en rayon ou en transit…).
- Ensuite, viennent les opérations « en attente » qui nécessiteront bientôt une action (document en transit, document disponible pour le prêt…).
- Enfin les opérations « passives » pour lesquelles aucune action n’est attendue pour le moment.
Pour chacune de ces opérations, on peut visualiser la notice détaillée, la fiche du lecteur ainsi que la fiche des bibliothèques concernées.
On peut naturellement accéder à partir de là au détail de l’opération de PEB pour y effectuer les opérations nécessaires.
Accès direct à une opération de PEB
Il est également possible d’accéder à une opération de PEB en saisissant directement le code barres du lecteur ou celui du document ou encore le nom du lecteur ou un mot du titre ou de l’auteur du document.
Cette saisie s’effectue dans un champ unique. MoCCAM affiche alors les opérations de PEB trouvées. Il suffit de cliquer sur la bonne.
Détail d’une opération de PEB
La page contenant le détail d’une opération de PEB est divisée en 2 :
- La partie supérieure de l’écran comprend un récapitulatif de l’opération
- Document, lecteur, bibliothèques concernées
- Etat actuel de l’opération et actions possibles (en fonction des paramétrages et de la bibliothèque)
- Historique des transactions et messages effectués pour cette opération
- La partie inférieure comprend un formulaire permettant :
- D’effectuer une opération parmi celles possibles en fonction de l’état de l’opération, des paramétrages et de la bibliothèque concernée
- D’annuler l’opération
- D’envoyer un message à l’autre bibliothèque et au lecteur.
Le récapitulatif de l’opération de PEB
Ce récapitulatif permet aux bibliothécaires de savoir exactement où en est l’opération, qui est concerné… Il comprend 3 éléments :
Les paramètres de l’opération
Ce tableau comprend :
- Le titre et l’auteur du document. En cliquant dessus, on fait apparaître la notice détaillée avec les exemplaires
- Le nom de la bibliothèque possédant le document et de celle où le lecteur est inscrit. En cliquant dessus, on fait apparaître leur « fiche signalétique » (adresse, téléphone…)
- Le nom de l’emprunteur. En cliquant dessus, on fait apparaître sa fiche signalétique.
- A quelle étape du PEB en est on (demande, réservation, transit…)
- Date de la dernière transaction effectuée pour cette opération.
L’état de l’opération
On indique ici quel est l’état de l’opération de PEB et quelles sont les actions possibles en fonction du paramétrage et de la bibliothèque concernée
L’historique de l’opération
Toutes les transactions effectuées pour cette opération de PEB avec la date, l’heure et éventuellement un commentaire associé. 2. Les formulaires d’action a) Les actions programmées
Les formulaires d’action
Les actions programmées
La plupart du temps, il suffit de se laisser guider par MoCCAM qui indique quelle sont les actions possibles en fonction du paramétrage, des options, de l’état de l’opération de PEB et de la bibliothèque concernée.
On choisit donc une option dans la liste. On peut y associer un commentaire qui sera visible dans l’historique des transactions. Il est également possible de spécifier que ce commentaire doit être caché au lecteur (conversation privée entre les 2 bibliothèques).
Lorsque l’on a validé le formulaire, un message s’affiche précisant les manipulations annexes à effectuer : • Manipulations dans le SIGB (prêter, réserver, passer en retour le document) • Mettre le document à tel endroit, aller le chercher en rayon…
Forcer une transaction
Si les choses sont faites correctement, il n’y a qu’à suivre les indications données par MoCCAM et choisir dans la liste d’actions proposées. Cependant, un imprévu est toujours possible (par exemple, une bibliothèque met le document en transit et oublie de le signaler dans MoCCAM). Pour cette raison, il est toujours possible aux bibliothécaires de « forcer » une opération de PEB dans tel ou tel état.
Comme précédemment, il est possible d’associer un commentaire à cette transaction.
Annuler le PEB
A tout moment, il est possible d’annuler l’opération de PEB. Dans ce cas, MoCCAM prend en charge le document jusqu’à ce qu’il soit remis en rayon dans sa bibliothèque d’origine. Un mail est automatiquement envoyé au lecteur avec le motif de l’annulation.
Les Messages
Il est également possible d’envoyer des messages aux bibliothèques ainsi qu’au lecteur par mail. Ces messages sont également conservés dans l’historique des transactions.
Le Suivi de PEB par l’usager
L’usager ayant effectué une demande de PEB dispose d’un module assez similaire à celui des bibliothécaires lui permettant d’avoir un aperçu synthétique de l’ensemble de ses demandes, de voir, pour chaque demande, où en est l’opération, d’envoyer des messages…
Lui aussi est averti par mail (ou par courrier) lorsqu’un événement nécessitant une intervention de sa part survient (validation de la demande de PEB, document disponible, relances, opération annulée…)
Aperçu synthétique des Opérations de PEB en cours : On peut visualiser rapidement celles qui demandent une intervention (document disponible, en retard, opération annulée…) A ce stade, il est également possible de modifier la fiche lecteur et d’afficher les Opérations de PEB terminées. En cliquant sur le titre d’un des documents, on affiche le détail de l’Opération de PEB.
Détail d’une Opération de PEB : pour chaque opération, le lecteur peut visualiser :
- Le récapitulatif de l’opération (titre, bibliothèque du document, prêt, durée…). A chaque fois, un lien permet d’afficher le détail (notice détaillée, fiche signalétique de la bibliothèque…)
- L’état actuel de l’opération avec une explication sur la suite des événements.
- L’historique de l’opération : tout ce qui s’est passé depuis la demande de prêt (validation des bibliothèques, transit, réservation…) ainsi que les éventuels messages échangés.
Le lecteur peut également :
- Envoyer un mail aux bibliothécaires (ce message sera consigné dans l’historique) :
- Demander l’annulation de la demande de PEB (en fournissant un motif). Dans ce cas, MoCCAM prend en charge la suite des transactions jusqu’au retour du document dans sa bibliothèque d’origine.
Les Contrôles automatiques
Tous les soirs, lors des traitements automatiques, MoCCAM effectue un certain nombre de contrôles sur les opérations de PEB :
- Vis à vis du lecteur :
- MoCCAM vérifie si le délai de prêt n’est pas dépassé, le cas échéant, il envoie des relances (par mail ou par courrier).
- MoCCAM vérifie si la durée de mise à disposition n’est pas dépassée. Le cas échéant il indique de remettre le document en rayon ou en transit et envoie un mail à la bibliothèque.
- Vis à vis des bibliothécaires :
- MoCCAM vérifie que le délai paramétré pour les transits n’est pas dépassé. Le cas échéant, il place l’opération de PEB en « relance » et envoie un mail aux bibliothécaires.
- MoCCAM effectue également cette opération pour la durée de la réservation.
Les Impressions
Le mode de communication privilégié entre MoCCAM et les usagers est le mail (si ces derniers en ont un). S’ils n’en n’ont pas, s’ils en font la requête au moment de la demande de PEB, ou bien si la bibliothèque le préfère, un courrier peut accompagner ou remplacer le mail. MoCCAM permet de gérer l’impression de ces courriers.
Les statistiques
MoCCAM permet d’effectuer des statistiques sur les opérations de PEB du réseau : .
Les statistiques ne portent pas sur les Opérations de PEB (OPEB) mais sur les TRANSACTIONS qui composent ces opération : Une opération de PEB va se composer de nombreuses transactions : demande, validation, transit, prêt, retour…
Cependant, en faisant des statistiques sur les seules demandes de PEB, on obtient le même résultat que si on interrogeait les OPEB.
Si on se contente de valider le tableau, on obtiendra un résultat portant sur TOUTES les transactions de PEB depuis l’installation de MoCCAM.
Le résultat se présente sous la forme d’un tableau faisant apparaître le nombre de transaction pour chaque paire de bibliothèque (on pourra dire par exemple qu’il y a eu 15 transactions de PEB pour des OPEB où la bibliothèque A prêtait à la bibliothèque B).
Il est cependant possible de restreindre la recherche : • A une période donnée • A un type de transaction spécifique (demande, réservation, transit, prêt, message, relance…) • A un type d’opération spécifique (OPEB active, passive, en attente…)
Les fonctionnements « alternatifs » du PEB
Dans le fonctionnement « standard », la totalité de l’opération de PEB est gérée dans MoCCAM (y compris la gestion des relances) et dans le SIGB de la bibliothèque possédant le document (qui doit réserver, prêter ou passer en retour sur la carte « PEB »).
Mais d’autres fonctionnements sont possibles qui seront bientôt gérés par MoCCAM :
*Le téléchargement de notice UNIMARC Dans ce mode de fonctionnement, la demande de PEB est effectuée dans MoCCAM, mais ensuite, ce sont les SIGB qui gèrent le déroulement du PEB. Pour ce faire, la bibliothèque du lecteur se rend sur le site de MoCCAM, elle télécharge la notice du document au format UNIMARC avec recommandation 995 et l’intègre dans son propre SIGB. Ensuite elle réserve et prête normalement le document à son lecteur. Lors du retour, elle supprime la notice de sa base.
*La préinscription en ligne Ce mode de fonctionnement n’est plus vraiment du PEB. Il consiste à inscrire un même lecteur dans plusieurs bibliothèques pour pouvoir à chaque fois gérer le prêt en local. Dans ce cas, la demande de prêt est effectuée dans MoCCAM. La bibliothèque possédant le document crée une carte au nom de ce lecteur à l’aide des informations fournies et lui réserve le document dans son SIGB. Le règlement (éventuel) de l’inscription se fait au moment du prêt.
A priori, ce type de fonctionnement est incompatible avec un transit.
Il est possible d’utiliser une carte unique pour le réseau (surtout s’il n’est pas trop étendu), sur laquelle chaque bibliothèque collerait son code barres.
