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Logiciels documentaires
Un article de DokuPedia.
Sommaire |
Qu'est-ce qu'un logiciel documentaire ?
Un logiciel documentaire est un programme ou un ensemble de programmes informatiques capables de sélectionner des infos dans une base de données à partir de paramètres ou questions relatifs au contenu sémantique des données (définition grand dictionnaire terminologique).
La plupart d'entre eux sont conçus pour les bibliothèques et les centres de documentation afin de leur permettre de gérer l'information : ce sont alors des logiciels de gestion intégrée des bibliothèques ou SIGB. Dans ce cas, ils ont pour objectif principal d'informatiser l'ensemble des fonctions d'une bibliothèque, notamment :
- gestion des acquisitions
- gestion des périodiques
- gestion du catalogage
- gestion des prêts
- gestion budgétaire
- ...
Par ailleurs, ces logiciels offrent souvent des possibilités très riches de traitement de l'information documentaire (traitement de données factuelles telles que les noms d'auteur,etc et traitement de données plus documentaires donc interprétables telles que les mots clés par exemple). Associés à des bases de données documentaires, ils permettent la recherche documentaire. Trois types d'acteurs utilisent ces logiciels : les documentalistes entrent et traitent les données, les administrateurs gèrent les bases de données, les utilisateurs finaux recherchent et exploitent les données, et généralement, sont plus autonomes grâce à ces outils.
Les logiciels documentaires se répartissent en trois grandes catégories :
- les moteurs de recherche
L'évolution des techniques aidant, il est devenu courant de stocker du texte intégral numérique. Les moteurs de recherche sont des logiciels qui permettent de rechercher en texte intégral sur des corpus de documents non structurés en prenant en compte la position des mots, leur synonimie, leur sens, etc. Les moteurs de recherche sont maintenant parfois intégrés dans les progiciels de recherche documentaire.
- les logiciels de traitement linguistique et de recherche en langage naturel
Ils sont fondés sur une approche linguistique combinant dictionnaires, réseaux sémantiques et règles pour permettre la reconnaissance automatique du sens du texte. Ils peuvent par exemple transformer une question formulée en langage naturel en une requête booléenne, ou être un système d'indexation automatique complété par un calcul de pondération. Eux aussi sont souvent associés à la troisième classe de logiciels documentaires,
- les progiciels de recherche documentaire
Ils permettent de gérer de l'information structurée en divers champs et donc par exemple de référencer la totalité du fonds documentaire possédé par une bibliothèque. Ils peuvent être complétés par différents modules : description d'autres supports de documents, suivi de la chaîne de vie d'un document, gestion des prêts. Couplés à des moteurs de recherche et/ou des logiciels de traitement linguistique, ils peuvent devenir des outils de SIGB.
Comment choisir un logiciel documentaire ?
Critères
Le choix d'un logiciel documentaire doit se fonder sur une démarche approfondie d'analyse des besoins aboutissant à la rédaction d'un cahier des charges (et éventuellement à la mise en concurrence d'éditeurs de logiciels !). Ce choix va dépendre de nombreux critères, parmi lesquels on peut citer :
- la taille de l'établissement qui envisage de l'utiliser, ainsi que la taille du fonds documentaire concerné,
- la nature des documents à traiter,
- les activités envisagées à l'aide de ce logiciel : recherche documentaire, gestion d'archives, GED, gestion de bibliothèque, traitement de documentation technique,etc.
- l'intégration de cet outil du documentaliste dans le réseau de la structure.
Il va aussi être choisi en fonction du coût à l'achat et du coût de sa maintenance.
Il doit répondre aux exigences de ceux qui vont l'utiliser en ce qui concerne sa facilité d'apprentissage et sa convivialité. Il faut aussi tenir compte de sa pérennité, donc connaître ses possibilités d'évolution et vérifier si la possibilité de transférer les données vers un autre logiciel existe.
Depuis une dizaine, d'années, l'offre logicielle, et plus particulièrement celle des logiciels de gestion de bibliothèque, a explosé.
Dans un premier temps, l'offre s'est tournée vers l'équipement des bibliothèques et centres de documentation des grands établissements. Depuis les années 2000, ce marché stagne un peu, mais celui de l'équipement des petites bibliothèques, couplé à l'essor des logiciels libres, est relativement dynamique, comme l'explique M. Maisonneuve.
Fonctionnalités classiques pour une bibliothèque
Voici une description des critères techniques que l'on peut trouver dans un logiciel documentaire. Il s'agit ici d'un logiciel idéal pour une bibliothèque.
La structure de la base de donnée
le paramétrage: définition des types de documents( imprimés image son) identification des informations à gérer, rêgles de saisie. longueur et nombre de données -ce qui constitue la base d'un format.
- nombre dechamps à indexer
- possibilités de modification et d'évoluton de la base
- récupération de notices d'une ou de plusieurs bases de données externes par téléchargement
le bulletinage
- suivi des abonnements, commandes, enregistrement des numéros
- éditionautomatique de listes de circulation, relance des diffuseurs en retard
- suivi global du budget et des doublons
la fonction acquisition
- suivi des commandes, demandes d'achats, factures, pro-rama
- édition automatique des bons de commandes, de lettres aux libraires ou aux éditeurs, récapitulatif des achats et suivi bugétaire
- contrôle des doublons
la saisie des documents
- automatismes à la saisie des notices
- récupération des données saisies lors des commandes
- procédures de mises à jour, de modification
- correction des différents index ( auteurs, éditeurs,titres)
- sauvegarde régulière pour la sécurité des données
- indexation: fochier auteur, fichier source, rubrique paramétrables,texte intégral et de autres champs.
La recherche documentaire
- thésaurus: TS/TG, TA, EM/EP
- champs interrogeables,
- opérateurs possibles, troncatures
- sauvegarde d'équation de recherche en vue d'une diffusion sélective de l'information.
Le prêt des documents
- simplicité des opérations de prêts( réservation, emprunts, retour) par saisie directe ou lecture optique, éditions d'étiquettes, codes à barres
- paramétrage de la durée des prêtset/ou du nombre de documents mpruntés
- édition automatique de lettres de relance
La fonction édition
- édition de listes simples, de catalogues par thèmes, exports paramétrables
- édition de statistiques ( prêts, documentssaisis...)
- tri des listes possibles
Les statistiques
- étude de la rotation du fonds documentaire
- identification des domaines les plus demandés
- mise en place du contrôle de gestion de l'activité.
source : Le métier de documentaliste par Jean-philippe Accart et Marie-Pierre Réthy, édition du Cercle de la Librairie, 1999.
Fonctionnalités plus avancées pour un centre de ressource
Si l'on veut gérer un centre de ressource technique ou scientifique, ce genre de logiciel de bibliothèque ne suffit pas et il faut lui ajouter d'autres fonctionalités.
la fonction GED On peut définir la GED comme l’ensemble des techniques permettant d’organiser, de gérer et de distribuer des informations documentaires sous forme électronique. Il s’agit donc d’un procédé permettant d’associer à un ensemble de documents des mots-clés permettant sa recherche de manière plus aisée dans sa version "informatique" que "papier".
Elle gère les documents de référence de l’entreprise. L’objectif est de constituer une mémoire organisationnelle qui perdure au-delà des acteurs et des contextes. De nos jours, la majeure partie des logiciels documentaires ont intégré une fonction de GED car on tend de plus en plus vers des documents numériques, surtout en entrepies et dans la recherche.
Voici des sites interressants:
La recherche documentaire avancée en texte intégral les traitements linguistiques, les liens hypertextes et navigatioonels, l'autopostage ( on élargit ou on restreint les termes de recherche aux mots voisins à partir des relations dans le thésaurus), la recherche en langage naturel, les correcteurs orthographiques, la gestion des pluriels;
la reconnaissance optique de caractère les logiciels OCR, compléments des scanners, ils permettent de transformer des textes sur supports papier en document informatique modifiable à l'aide d'un traitement de texte. La non ressaisie des textes est leur principale interêt.
la DSI diffusion sélective de l'information
attention: le respect des normes garantie la perennité des données, le logiciel doit s'appuyer sur des standards garantissants une grande liberté dans l'évolution technologique et fonctionnelle ainsi qu'une gande faculté d'intégration dans des environnements hétérogènes, à savoir:
- Le respect des normes par le moteur d'indexation et de recherche documentaire( langage des requêtes type SQL, protocole de communication et de transport des données...)
- Le respect des normes professionnelles: format ISBD, UNIMARC, ISO 2709 pour l'import et l'export des notices, norme Z47-100 pour le thésaurus.
Le module web intégré il permet la consultation de l'ensemble des documents de la base au travers d'un réseau INTRANET ou INTERNET. les utilisateurs sont déclarés dans le logiciel avec leurs droits et leur niveau de confidentialité.
Fonctionnalités pour une gestion de l'information et des connaissances
les métiers de l'information, tout en gardant leurs caractéristiques d'origine, sont intégrés dans les modes de gestion et dans les finalités de production : l'information conservée doit être utile, " on ne parlera plus d'archives, mais de documents supports d'information, c'est-à-dire de " records ". Il aborde des questions importantes, telle celle de la conservation de l'information électronique, il s'interroge sur l'utilité de la mémoire propre d'un organisme à l'heure de la mondialisation. Le "Records Management ", discipline à laquelle sont prédisposés les archivistes, documentalistes, qualiticiens et informaticiens, organise le système d'information pour en assurer l'accès utile.
Ainsi le knowledge management(Gestion pour une entreprise de tous les services de l'entreprise), le content management et le record management(gestion de l'archivage des documents)aident l'entreprise à mieux structurer leur système d'information.
Panorama des logiciels et de leurs éditeurs
Cette liste de logiciels n'est pas exhaustive car le marché des logiciels documentaires est en constante mutation.
les logiciels propriétaires
- Alexandrie version 6 editée par GB Concept
- Cindoc version 2.1 éditée par Cincom
- BCDI édité par le CRDP de Poitou-Charentes
- Superdoc édité par Premium Aidel
- Westheque édité par Westvalley
- Dip maker et Dip biblio par Dip systems
- JLB-Doc , JLB-Bib, JLB-Ged édités par JLB Informatique
- spirit par Tecnologie SA
- Intuition par Sinequa
- Paprika par Decalog
- Papyrus 2000 version 8 par Papyrus
- Damaris Global Solution par Damaris
- Cadic Integral édité par Cadic
- I-kiosk édité par Ever ezida
- Flora édité par Archimède
les logiciels propriétaires pour bibliothèques
- BNT Editor par BNT Technologies
- horizon par Epixtech
- opsys par opsys
- Book restorer par Digibook
- OpenBiblio
- KOHA
- PMB
- Emilda
- avanti micro LSC version 1
- Learning Access ILS
- Overgreen
Ils sont presque tous accessibles par le site Framasoft
Certains logiciels documentaires pionniers
- ex-libris par cadic
- texto
- doris-libris par ever
- taurus par ever
Références
- Informatisation des bibliothèques : les enseignements de dix ans d'étude du marché. M. Maisonneuve. Documentaliste-Sciences de l'information, 2005. vol. 42, n°2.
- Le métier de documentaliste. J.-P. Accart, M.-P. Réthy. Editions du Cercle de la Librairie, 2003.
- Les techniques documentaires. J. Chaumier. Que sais-je n°1419, PUF, 2004.
- Recherche documentaire et gestion de bibliothèque : un logiciel unique ?. J. Bourdin, M. Lénart. ADBS Editions, 1994.
- Les logiciels libres en documentation, Sébastien Thébault
