Vous pouvez également utiliser le moteur ou l'améliorer
Notice
Un article de DokuPedia.
La notion de notice est utilisée dans de très nombreux domaines. Si l’on peut en donner assez facilement une définition générale, qui consisterait à la décrire comme un « bref exposé écrit, un ensemble d’indications sommaires », ref1 ce sens peut être considérablement étoffé selon son contexte d’utilisation. Terme usité dans la vie quotidienne par tout un chacun, il apparaît dans des occurrences aussi diverses que « notice d’utilisation » et « notice technique », qui désigneront en fait un mode d’emploi, ou encore « notice nécrologique », expression qui définira les quelques lignes consacrées à rappeler la mémoire d’une personne défunte. On emploie donc couramment le terme pour remplacer « résumé », « note », et, dans tous les cas, la notice apparaît bien aujourd’hui dans l’usage commun comme un document synthétique qui apporte une explication, une information, à son lecteur. Dans le domaine de la documentation, la notice est d’une importance capitale et se décline en une typologie bien spécifique où l’on retrouve, bien davantage encore que dans toutes les autres acceptions où on l’utilise, le sens du mot latin dont elle est dérivée, notitia, qui signifie « connaissance ». ref2
Sommaire |
Définition générale de la notice en documentation
Véritable mine d’informations, la notice constitue un outil primordial pour le documentaliste comme pour l’utilisateur d’un fonds documentaire, quelle que soit sa nature. Elle appartient à la catégorie des documents secondaires, puisqu’elle apporte des renseignements sur les documents primaires originaux, c’est-à-dire sur le document (monographie, périodique, film, DVD…) auquel elle se réfère. Chaque notice est en effet rattachée à un élément du fonds documentaire, dont elle est en quelque sorte la carte d’identité. Traditionnellement rédigée sur support papier, dans les fichiers manuels, elle est dématérialisée lorsque la bibliothèque est informatisée et dispose d’un système intégré de gestion. Sous sa version informatique, elle peut générer un nombre considérable de possibilités d’exploitation, puisqu’elle sera facilement modifiée, partagée avec d’autres systèmes automatisés, et qu’elle pourra même être disponible dans le monde entier par le biais d’Internet, si le recueil des notices dans lequel elle se trouve est accessible par ce biais. En documentation, le terme « notice » est rarement employé seul, et on le trouve le plus souvent associé à un adjectif qui affine l’information qu’elle apporte. On distingue ainsi plusieurs catégories de notices.
Les différents types de notices
La notice bibliographique
«C’est l’unité de base d’un catalogue. Elle regroupe : - des données descriptives […] établies à partir du document, en suivant les recommandations internationales et normes de catalogage - des points d’accès (qui font ressortir les éléments d’information importants que l’on enregistre dans des champs ou zones) contrôlés qui représentent des entités correspondant à l’œuvre (auteur, titre, contenu) ; ils sont destinés à l’interrogation du catalogue […]. » ref3
La notice bibliographique est donc une fiche signalétique comprenant plusieurs champs qui apportent les éléments permettant d’identifier un document du fonds, quel que soit son support et sa nature, de savoir où l’obtenir (à l’aide par exemple de sa côte, c’est-à-dire de l’ensemble de symboles propres à l’établissement servant à le localiser dans les rayons), et ainsi de le trouver à partir d’une recherche lancée avec pour mots-clefs son auteur, son titre, sa date d’édition… On y trouve donc à la fois des éléments sur sa provenance intellectuelle (auteur, éditeur…), physique (maison d’édition), et, sommairement, sur sa description physique (nombre de pages, de volumes, présence d’illustrations…). Ces champs peuvent varier en fonction du type de document ou de la nature de la base de données dans laquelle on saisira les notices.
La notice catalographique
L’ AFNOR la définit comme un « ensemble d’éléments comprenant la notice bibliographique, le rappel des vedettes [clés d’accès] et la côte établie conformément aux principes du catalogue considéré ». ref4 Plus complète que la précédente, la notice catalographique est aussi désignée comme le « corps de la notice », ou le « pavé ISBD » (International Standard Bibliographic Description, soit Description Bibliographique Internationale Normalisée). Chaque zone y correspond à un seul type d’information, saisie selon des normes bien définies.
Les données consignées dans cette notice doivent permettre d’identifier le document en tant qu’objet unique, mais aussi d’introduire la distinction par rapport aux autres documents avec lesquels on pourrait le confondre.
La notice d'autorité
Il s’agit d’une brève notice indiquant la forme officiellement retenue comme point d’accès dans un catalogue, pour désigner un nom (personne physique ou collectivité) ou un sujet. La notice d’autorité comprend donc les indications nécessaires pour circonscrire au mieux un sujet : elle permettra de rendre la recherche efficace en dirigeant l’utilisateur vers la forme retenue du terme si ce n’est pas celle qu’il a saisie, ou de le conduire vers les mots approchants, synonymes, ou en lien avec elle.
Une des principales formes de notice d’autorité est la notice RAMEAU (Répertoire d’Autorité-Matière Encyclopédique et Alphabétique Unifié). Ce vocabulaire de référence est composé notamment de noms communs et permet de donner la forme retenue du mot-clé, ses formes rejetées, les termes génériques ou spécifiques… qui servent à construire les vedettes matières dans une base bibliographique. RAMEAU utilise des formes les plus proches possibles du langage naturel et retient une seule forme pour représenter une notion. Par exemple, des deux concepts équivalents « habit » et « vêtement », un seul sera retenu mais l’autre sera entré en tant que point d’accès supplémentaire qui renverra vers le terme synonyme et, s’il y a lieu, donnera les relations associatives.
On trouve donc dans RAMEAU les noms communs, mais aussi les noms géographiques, les subdivisions géographiques et chronologiques, les personnages fictifs, mythologiques, bibliques ou légendaires… Ce langage est utilisé notamment par la Bibliothèque Nationale de France, les bibliothèques universitaires et de nombreuses autres bibliothèques ou structures privées.
La notice d'exemplaire
Une notice bibliographique peut se voir adjoindre une notice d’exemplaire.
La notice d’exemplaire apporte des informations sur l’exemplaire précis auquel la notice se rattache : s’il lui manque des pages, s’il est abîmé, s’il contient des notes manuscrites dans les marges, s’il s’agit d’un document comportant l’autographe ou une dédicace de son auteur… en consultant cette rubrique, on connaîtra les caractéristiques spécifiques d’un exemplaire du document. Ces données ne sont pas apportées par la seule notice bibliographique, qui, elle, décrit le document « idéal », sous sa forme générique.
On peut aussi noter les différents numéros d’exemplaires dans la notice bibliographique. Une notice bibliographique ne consigne les éléments que d’un seul document, mais celui-ci peut être présent en plusieurs exemplaires dans le fonds : par exemple, l’un est en consultation libre, un autre est entreposé dans les réserves. Grâce aux numéros d’exemplaires, on a connaissance de l’existence d’autres documents identiques, et, si la notice d’exemplaire le précise, de leurs différences ou particularités.
La notice d'emprunteur
Elle rassemble tous les renseignements (nom, prénom, statut, adresse…) concernant l’emprunteur du document.
Elle peut être utilisée par exemple pour le cas où l’emprunteur ne rapporterait pas le document et qu’il serait nécessaire de le contacter.
La notice CIP
Elle est créée avant la publication d’un ouvrage, par l’agence nationale de catalogage du pays, et est imprimée directement dans le document.
Il s’agit donc d’un système de catalogage à la source (CIP signifie Cataloguing In Publication) qui a pour but d’assurer une diffusion rapide des données catalographiques aux librairies et bibliothèques : ces dernières pourront se servir de ces renseignements pour rédiger les notices bibliographiques de leurs nouvelles acquisitions.
Dans la mesure où il n’est pas possible, avant l’impression, d’y consigner les informations normalement contenues dans les notices complètes (notamment les éléments physiques, le titre – qui peut être modifié –, etc.…), il est nécessaire après publication finale de mettre à jour les notices CIP afin qu’elles soient exactes.
Le projet BIBLINK a été créé en 1996 par le Programme d’Applications Télématiques de l’Union Européenne afin de créer une notice CIP pour les documents électroniques et ainsi formuler des renseignements bibliographiques faisant autorité et marquant les liens entre les services bibliographiques nationaux et les éditeurs de contenus électroniques.
La notice analytique
Elle ajoute à la notice bibliographique des informations sur le contenu du document auquel elle se réfère, sous forme de commentaire, de résumé, ou de critique.
C’est donc à la personne qui la rédige (catalogueur, documentaliste…) de faire un compte-rendu succinct, précis, clair, du document de référence. Cela peut poser plusieurs problèmes, dans la mesure où la notion de subjectivité, jusque là absente pour la saisie des autres champs tels que la date ou le titre de l’ouvrage, entre en ligne de compte : le rédacteur se risque à la perte d’informations, mais il est aussi confronté à la problématique de la sélection, du choix. En effet, qu’est-ce qui légitimera la mise au premier plan de tel élément plutôt que de tel autre ? Le professionnalisme du catalogueur est donc particulièrement important : sera-t-il influencé par son intérêt personnel pour l’ouvrage qu’il doit analyser, sera-t-il limité par son niveau de connaissance sur le sujet qu’il traite, comment traduira-t-il son commentaire dans un langage permettant à l’utilisateur de trouver immédiatement le document concerné ou correspondant à sa recherche ?
Pour déterminer la clé « sujet », le problème se pose également. Il est cependant encadré par l’existence de langages documentaires, aussi appelés langages d’indexation, qui ne sont pas forcément les mêmes d’une base à l’autre mais qui préconisent l’utilisation d’un vocabulaire contrôlé, comme c’est le cas dans les notices d’autorité RAMEAU. Ces langages, normalisés et structurés, permettent de s’entendre sur la façon de désigner les concepts : définis par des professionnels, dénués d’ambiguïté, ils n’ont pas le travers de subjectivité du langage naturel que nous utilisons tous les jours.
Toutefois, ce ne sont pas tant les questions de la rigidité et de la diminution de la variabilité du langage qu’ils induisent qui sont à souligner. En effet, le catalogueur, avant même d’utiliser un langage documentaire, doit d’abord effectuer une démarche intellectuelle : il est chargé de repérer et de sélectionner les thèmes et contenus caractérisant au mieux le document. Il devra se poser plusieurs questions au cours de l’opération d’analyse préalable à la définition des mots clés ou à la rédaction de la synthèse : quelles données a-t-on (inventaire), lesquelles choisit-on (sélection), pour en retirer quoi (analyse) ?
Il doit également cibler le niveau de résumé documentaire qu’il est chargé de produire : la notice analytique a-t-elle pour but, selon son utilisation ou la base dans laquelle elle est consignée, d’expliciter le contenu, de se substituer à la lecture du document primaire, ou encore d’apporter un éclairage sur la particularité de l’ouvrage ou de l’auteur sur la façon de traiter le sujet ?
Il est donc primordial, dès qu’entre en jeu la notion d’opération intellectuelle, que la notice analytique soit rédigée par un professionnel de la documentation, qui, en l’absence de normes précises sur la rédaction d’un résumé, saura œuvrer avec une méthodologie rigoureuse qui lui évitera l’emploi de tournures compliquées, l’introduction d’éléments n’existant pas dans le document, et d’en synthétiser le plus fidèlement possible le contenu.
La normalisation des notices
Caractéristiques
L’utilisation de normes est primordiale dans le travail de rédaction d’une notice.
Elles encadrent le travail du documentaliste et sont le garant de leur utilité.
En effet, une notice correctement établie permettra à l’utilisateur de repérer facilement l’information pertinente, de garantir l’adéquation entre ses besoins et les résultats qu’il obtiendra lors de sa recherche, et, ainsi, de constituer une véritable valeur ajoutée pour la structure qui exploite le fonds.
De nombreuses normes existent, qui couvrent et régulent, selon différents niveaux de normalisation, l’ensemble des éléments de la chaîne documentaire, depuis le codage, les règles de catalogage, jusqu’à la description bibliographique et donc la rédaction des notices.
On dénombre des règles internationales mais aussi nationales, qui peuvent trouver des correspondances entre elles, être uniquement propres au pays, ou partagées dans le cadre d’échanges et de partenariats européens ou mondiaux de données.
Le présent article ne portant pas sur la notion de normalisation, il ne se veut pas décrire l’ensemble des règles existantes, mais informer le documentaliste qu’elles constituent une mine précieuse d’informations pour l’établissement des notices, qu’il ne devra pas manquer de connaître et d’utiliser. Elles harmonisent en effet les pratiques, tout en réduisant les entraves techniques.
Deux exemples sont ici développés pour illustrer l’utilité et l’existence des normes qui régulent le travail du catalogueur ou documentaliste.
Un exemple de norme internationale utilisée pour les notices: ISO 2709
Le préfixe ISO indique que le document émane de l’International Organization for Standardisation (Organisation Internationale de Mondialisation).
La norme ISO 2709 a été éditée pour la première fois en 1973 et subit régulièrement des mises à jour. Elle fournit un cadre, une structure générale, adaptée aux communications et échanges entre les bases bibliographiques automatisées.
Comme de nombreuses normes internationales, elle n’a pas pour objet d’imposer l’utilisation d’un format ou d’une grille communs à chaque notice pour chaque pays, mais elle permet l’intégration dans un réseau global de plusieurs systèmes fonctionnant selon leur propre structure interne, mais comportant des adaptations qui les rendent compatibles entre eux.
Un exemple de norme française utilisée pour les notices: FD Z 44-050
En France, c’est l’AFNOR , l’Association Française de Normalisation, qui est chargée de produire les normes nationales.
La norme FD Z 44-050, révisée en 2005, est consacrée aux indications concernant les textes imprimés, et concerne donc la rédaction de la description bibliographique pour le catalogage des monographies parues après 1801. Elle joue un rôle primordial dans l’établissement des notices et l’enseignement du catalogage.
Il existe des correspondances entre les normes AFNOR et les normes ISO, afin de faciliter les échanges et la normalisation.
En effet, les normes AFNOR sont réalisées à partir de l’ISBD (sigle anglais signifiant « description bibliographique internationale normalisée ») correspondant au type de document qu’elles concernent. Les ISBD sont conçus par l’IFLA, la Fédération Internationale des Associations de Bibliothécaires et de Bibliothèques, et ont pour but, en donnant une série de spécifications normatives pour la description bibliographique des documents, d’harmoniser les structures et contenus des notices bibliographiques et bases de données bibliographiques sur le plan international. Cela permet de produire un ensemble de normes qui rendront plus aisés les échanges d’informations entre bibliothèques à travers le monde.
Il existe notamment l’ISBD(M) qui donne les règles spécifiques aux monographies imprimées (l’ISBD(CM) concernera les règles sur les documents cartographiques, l’ISBD(ER) sur les ressources électroniques, etc…).
Or, en 2002, lorsque l’ISBD(M) a été révisé et publié par l’IFLA, il a été nécessaire de réviser en conséquence la norme Z 44-050 qui s’appuyait sur son contenu. Tout livrant des règles plus précises adaptées au système français, la norme Z 44-050 devait « introduire dans les règles françaises les modifications de l’ISBD(M) de 2002 […] [tout en] s’efforçant de se rapprocher le plus possible des ISBD et ne n’autoriser de particularisme français que là où les ISBD laissent un choix ouvert ». ref5
La version révisée de la norme Z 44-050 est donc parue en 2005.
Il est donc nécessaire de s’informer, lorsque l’on rédige une notice bibliographique, sur les actualisations opérées notamment en fonction des modifications normatives sur le plan international.
Les bases de données bibliographiques
Généralités
Il existe des groupements de notices, que l’on appelle bibliographies ou bases de données bibliographiques.
Elles sont utilisées notamment par les catalogueurs (documentalistes, bibliothécaires…), afin de trouver les données qui leur permettront de rédiger leur notice, dans laquelle ils intégreront ensuite les informations propres à la base de données bibliographiques interne qu’ils utilisent, comme, par exemple, les caractéristiques spécifiques aux documents de son fonds documentaire (notice d’exemplaire, côte…) ou des champs supplémentaires.
La notion de normalisation prend ici tout son sens : aucun échange n’est possible si les structures n’utilisent pas certaines règles communes.
L’utilisateur peut également y trouver tous les documents conservés ou déposés dans n’importe quel fonds documentaire référencé. Cela peut être d’une grande utilité dans le cas, par exemple, d’une recherche portant sur un livre rare ou ancien.
Une base de données bibliographiques centralise donc les notices bibliographiques et en facilite l’accès au plus grand nombre de personnes, notamment grâce à Internet. Il peut s’agir du groupement de notices propres à un seul fonds, comme d’une base comprenant les notices mises en commun de plusieurs collections.
Il en existe un très grand nombre, aussi nous contenterons-nous de quelques exemples, particulièrement utiles au documentaliste, tout en gardant à l’esprit que l’on peut trouver des bases générales, mais aussi des bases spécialisées consacrées par exemple à la médecine, les périodiques, les articles de presse, les sciences techniques, la géologie…
BN-OPALE PLUS
Cette base contient les notices bibliographiques du catalogue Bn-Opale plus, catalogue multimédia de la BnF, qui recense la majorité des références des documents (imprimés ou audiovisuels français et étrangers, acquisitions, dons et échanges ou proposés en libre accès…), conservés sur tous les sites de la BnF. Elle comprend près de 9 millions de notices bibliographiques.
Lorsque l’utilisateur fait une recherche sur Bn-Opale Plus, il a la possibilité d’afficher la notice selon plusieurs codifications : l’affichage public, l’ISBD, Intermarc (format conforme à la norme ISO 2709 sous lequel les notices d’autorité et bibliographiques sont gérées dans le catalogue BN-OPALE PLUS) et Unimarc (conforme à la norme ISO 2709, ce format est développé par l’IFLA pour permettre l’échange des données bibliographiques informatisées, et il est le format officiel d’échange de ce type de données en France, notamment utilisé par le Sudoc, Système Universitaire de Documentation).
Il est possible de les télécharger aux formats INTERMARC ou UNIMARC.
Catalogue Collectif de France
Le CCFr recense les notices de plus de 20 millions de documents, de quelque nature qu’ils soient, conservés dans de nombreuses bibliothèques françaises, et notamment celles de trois grands catalogues français : le catalogue des fonds des bibliothèques municipales rétroconvertis, BN-Opale Plus et le catalogue du SUDOC, Système Universitaire de Documentation.
Bases de notices de la Cyberlibrairie du SCEREN
Le SCEREN propose, par le biais de sa Cyberlibrairie, des produits dédiés à l’édition pédagogique pour les acteurs et les usagers du système éducatif. On peut s’y procurer des bases de données bibliographiques dans lesquelles les notices sont directement intégrables dans les bases de données documentaires exploitées à l’aide du logiciel BCDI, édité par le CRDP de Poitou-Charentes.
Electre
Produite par le Cercle de la Librairie, Electre, cette bibliographie commerciale est disponible en ligne sur Internet et sur CD-ROM.
Les bibliothèques qui en sont clientes peuvent télécharger les notices en plusieurs formats dont le format MARC, conforme à la norme ISO 2709, puisqu’elle en définit la structure des notices, mais dont les zones et sous-zones relèvent de chaque format MARC.
Bases bibliographiques du CRDP Poitou-Charentes
Le CRDP de Poitou-Charentes propose aux documentalistes des établissements scolaires du 2nd degré le téléchargement de notices retraitées dans BCDI 2 ou 3 ou BCDI 2006 par le biais de MémoElectre et MémoElectre Plus.
Zebris
Zebris dépend de la librairie virtuelle Decitre, qui regroupe un grand nombre de librairies. Particulièrement adapté aux centres de documentation et bibliothèques, il propose le téléchargement de notices bibliographiques au format UNIMARC basé sur la norme ISO 2709.
Sources
Sources générales
Sources sur des points spécifiques
1. ROBERT Paul, Le Grand Robert de la langue française, Paris : Le Robert, 2001. – 2230 p. ref1
2. GAFFIOT Félix, Dictionnaire abrégé latin français, Paris : Hachette, 1996. – 721 p. ref2
3. CACALY Serge [sous la dir. De], Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation, Paris : Nathan, 1997. – 634 p.
4. AFNOR, Vocabulaire de la documentation, Paris : Afnor, 2ème édition, 3ème tirage, 1987. – 159 p. ref4
5. Références sur le résumé documentaire : ref5
FONDIN Hubert, Rechercher et traiter l’information, Paris : Hachette éducation, 1993. – 231 p.
CHAUMIER Jacques, Op. Cit., 2007
ACCART Jean-Philippe, RHETY Marie-Pierre, Op. Cit., 2003
6. Explication tirée de l’article « Normes fondamentales – Formation des bibliothécaires et documentalistes »- BnF (Rubriques Normes, Recueil Normes de catalogage, Présentation générale, tome 1)
Voir aussi
Exercices de recherche dans la liste d’autorité RAMEAU
Récupération des notices du catalogue BN-OPALE PLUS de la BnF dans une base gérée sous BCDI 3
Normes et standards utiles aux principales activités des bibliothécaires
