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La notion de réseau fait d'abord appel au réseau informatique en tant que support et au réseau d'information en tant que données. C'est à dire aux nouvelles technologies de l'information et de la communication telles que Internet, les bases de données à distances, les wikis ou blogs... Le terme réseau correspond bien à ce maillage d'information, cette circulation de l'information. Le réseau documentaire rajoute lui, la dimension humaine, qui organise l'échange de ces informations au sein d'un groupe de documentalistes défini. Le principe du travail en réseau est la mutualisation des ressources, chacun apportant ses connaissances et les faisant fructifier auprès des autres afin d'obtenir un nouveau savoir, au sein d'un groupe de documentalistes animés par les mêmes centres d'intérêts, les mêmes préoccupations.

Sommaire 1 Fonctionnement du réseau 1.1 Objectifs du réseau 1.2 Types de collaboration au sein du réseau 1.2.1 Partage des ressources 1.2.2 Partage des outils de gestion 1.2.3 Partage des tâches 1.2.4 Partage du savoir 1.2.5 Partage d'outils technologiques 2 Mise en place d'un réseau 2.1 Caractéristiques du réseau 2.2 Organisation coordination 3 Contraintes du réseau 4 Présentation de quelques réseaux dans le domaine de la santé 4.1 L'INPES 4.1.1 Le Groupe national des documentalistes en éducation pour la santé 4.1.2 L'exemple du Réseau documentaire Aquitain 4.2 le réseau ASCODOCPSY 4.2.1 Leurs objectifs 4.2.2 On peut trouver sur leur site: 4.3 Le réseau BDSP 4.3.1 Fonctionnement 4.3.2 Ses réalisations 5 Une pratique à suivre 6 Pour en savoir plus 6.1 Références bibliographiques consultées 6.2 Sites consultés

Fonctionnement du réseau

Objectifs du réseau

Une des premières fonctions du réseau est de rompre l'isolement des documentalistes, dans leur centre de documentation, de leur permettre de se confronter à leur pair, d'échanger des informations, des documents mais aussi des outils et méthodes de travail. Les fruits de cette collaboration pourront être évalués en termes de gain de temps, d'économie des moyens, de complémentarité des connaissances.
L'accès à une information plus dense et en miroir la visibilité, en sont deux autres objectifs. En effet le travail d'un documentaliste est de diffuser une information exhaustive et structuré, or le réseau permet de s'approcher de l'exhaustivité (cumul des ressources de chacun), tout en diffusant plus largement (le public concerné s'élargie à tout le réseau). La popularité des centres de documentations, de leur site s'accroît, celle du travail du documentaliste aussi. Le réseau contribu à la reconnaissance du métier des documentalistes.

Types de collaboration au sein du réseau

Il existe différent types de collaborations au sein du réseau, types que l'on peut considérer comme indicateurs de maturité de celui-ci, dans la mesure où l'on peut évaluer les engagements et réalisations, c'est à dire, le chemin parcouru et celui qu'il reste à entreprendre.

Partage des ressources

Le partage des ressources correspond à la communication de documents primaires, mais aussi d'outils, tels que la mise à disposition d'un répertoire des ressources, d'annuaires, de banques de données, tout ce qui permet d'améliorer la localisation et donc la circulation des documents.

Partage des outils de gestion

Pour pouvoir mutualiser les échanges, le réseau doit s'entendre sur un langage documentaire commun. C'est pourquoi, un des premiers chantiers collaboratifs du réseau, correspond souvent au travail sur le thésaurus, l'indexation, le plan de classement. L'harmonisation de ces outils de gestion, outre le travail de réflexion sur leur environnement, facilitera les recherches au sein du réseau.

Partage des tâches

Le travail en réseaux, c'est aussi faire bénéficier le collectifs de son propre travail, ce qui mène, au sein du réseau, à une organisation des tâches, lors du traitement des documents (résumés, indexation, notes de synthèses). Cette répartition est réalisable si le fonds documentaire est similaire chez les différents membres du réseau. Les documentalistes peuvent alors s'entendre, en fonction des spécificités de chacun, pour se répartir, traiter et mettre à disposition de tous des notices, des résumés, des dossiers de veille ou tous autres traitements pouvant intéresser les membres du réseau.

Partage du savoir

Le réseau permet aussi, de confronter les pratiques de chacun (recherches, gestion, communication, archivage ...), d'améliorer celles-ci et de développer de nouvelles méthodes. Car le réseau est vivant, en perpétuelle construction, les documentalistes en perpétuelle auto-formation. Il permet de capitaliser les différents savoirs. On parle de nouvelle organisation du travail "Les échanges entre pairs sont-ils devenus le moteur de l’évolution professionnelle ?" (6e congrès de la FADBEN, 2002)^[1].

Partage d'outils technologiques

La mise en place d'outils technologiques communs optimisera toutes les activités du réseau. On entend par là d'une part, la mise à disposition de documents en ligne sur les sites (les publications), d'accès partagés à des bases de données par la mise en place de logiciels communs ou outils de gestions adaptés (exemple du réseau REDOC (Rouhet, 1995)^[2] dont les membres exportent régulièrement les fiches saisies de leur logiciel documentaire, vers un clients/serveur du groupe ou de la BDSP et leurs tables d'équivalences). Mais aussi des outils du Web.2, tels que les blogs, listes de diffusion, wiki, workflow, etc qui facilitent la communication, l'interaction au sein d'un groupe et donc le travail collaboratif.

Mise en place d'un réseau

Caractéristiques du réseau

Comme on l'a déjà évoqué, un réseau documentaire se caractérise tout d'abord par une fédération autour de mêmes objectifs. Les documentalistes qui s'organisent en réseaux sont confrontés au même public, aux mêmes demandes et ont un fonds commun. Ils souhaitent pouvoir mutualiser leur fonds, leurs connaissance et leur pratique afin de répondre mieux et plus vite aux demandes.
Une autre caractéristique du réseau est l'adhésion volontaire. Ce qui prouve une motivation du documentaliste qui s'engage à participer à la vie du réseau, à travailler pour le collectif, en plus du poste occupé.
Dernière caractéristique retenue, la notion de communauté de pairs. En effet le réseau se constitue de documentalistes qui adhérent indépendamment de leur hiérarchie, chacun apporte son savoir en fonction de sa pratique, les décisions et orientations sont prises au sein du groupe de façon paritaire.

Organisation coordination

Cependant pour que le réseau puisse fonctionner il faut qu'il soit organisé et coordonné. Le réseau doit se doter de règles de fonctionnement, de normes communes pour éviter toute anarchie. Il doit mettre en place un partage des tâches, pour que chacun sache quel est son rôle, mais aussi pour couvrir l'étendue des besoins (ou champs), être le plus exhaustif possible, tout en évitant le travail en double. Ce qui répond à l'objectif de productivité. Le réseau est vivant, en permanente interaction et évolution, il doit se doter d'un coordinateur. Celui- ci doit avoir une vision globale du réseau, de sa structure. Son rôle est de recadrer les objectifs et de dynamiser le groupe. Du management du coordinateur dépend souvent la mobilisation des membres, la prise de distance par rapport au réseau et donc, la survie du réseau. La communication au sein de réseau est elle aussi, une condition essentielle à son fonctionnement.

Contraintes du réseau

Mais un réseau ne va pas de soi. Sa mise en place fait apparaître des disparités et des inégalités, des interférences humaines, financières et techniques.
Le travail en réseau peut être très contraignant.
Il demande un gros investissement personnel. Il faut consacrer du temps au travail en groupe, se rendre disponible, or un documentaliste qui gère son centre de documentation n'est pas toujours libre de son temps. La personnalité du documentaliste est aussi à prendre en compte, il doit savoir être à l'écoute, engagé, motivé, entreprenant. Autre facteur psychologique le sentiment d'une perte d'autonomie, car il faut s'astreindre aux règles du réseau.
La mise en place d'outils informatiques collaboratifs, qui permettront la fluidité des informations et faciliteront la communication, n'est pas simple et entrave souvent les activités du réseau.
En effet, il faut choisir les logiciels, choix qui dépendra des objectifs à atteindre, mais aussi des moyens techniques, humains et financiers. Les logiciels doivent être adaptés et acceptés par l'environnement informatique de chacune des structures, mais ils doivent aussi être adaptés aux compétences informatiques, des documentalistes. Ou alors cela suppose d'envisager des formations au sein du réseau, ce qui est une autre forme de collaboration. Il faut aussi tenir compte du coût engendré par l'installation de nouveaux logiciels. Coût financier et humain, que les structures dont dépendent les documentalistes ne sont pas toujours prêtes à assumer.

Présentation de quelques réseaux dans le domaine de la santé

Les réseaux de soins, les réseaux de professionnels de la santé (Bourret, 2004)^[3], se sont beaucoup développés ces dernières années, dans un objectif d'améliorer la qualité des soins et la prise de décision.
Ce réseau de professionnels de la santé, s'appui sur un réseau documentaire, qui résulte de la collaboration de documentalistes travaillant dans un même domaine, mais éloignés géographiquement. C'est le cas dans les CHU, où de nombreux documentalistes exercent dans des centres documentaires spécialisés. Les documentaliste sont souvent seuls, et ne peuvent pas toujours compter sur leur hiérarchie, qui n'est pas spécialiste de l'information, pour les aider à mettre en place des outils d'information et de communication. Ils adhérent ou constituent un réseau afin de pouvoir s'épauler et faire face aux demandes variées des médecins, des étudiants, des patients et de leur famille (exemples : RNDH (Réseau National des Documentalistes Hospitaliers), CRA Midi Pyrénées (Centre Ressources Autisme) ...).
L'un des réseaux les plus connus et le mieux structurés est ASCODOCPSY, le réseau documentaire en santé mentale. Les organismes non médicaux inter régionaux ont suivi la même évolution. On peut citer L'INPES (Institut national de prévention et d’éducation pour la santé) où s'est constitué le Groupe national des documentalistes en éducation pour la santé, dont l'objectif est de maintenir une cohésion entre les différentes cellules d'information.
Certains réseaux ne sont reconnus que pour leur mission de collecte dans leurs bases, de toutes les données existant dans leur domaine. Ce sont par exemple, les organismes tels que TOXIBASE sur les toxicomanies, ou NOSOBASE, 5 centres de coordination de la lutte contre les infections nosocomiales (C.CLIN).
La BDSP, Banques de données en santé publique, en est un autre exemple. Tous ces organismes fonctionnent grâce au réseau documentaire, qui alimente leur base de données (bibliographique, annuaires...), et participe à l'élaboration d'outils (indexation, recherche, veille ...). La plupart de ces réseaux, existent à l'initiative de leur tutelle, qui souhaite couvrir le territoire d'une information cohérente, homogène et exhaustive.

L'INPES

L’Institut national de prévention et d’éducation pour la santé est un établissement public administratif créé par la loi du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé.
Il est chargé dans ses missions, de mettre en oeuvre les politiques de prévention et d’éducation pour la santé, de constituer un réseau national documentaire spécialisé sur les théories et pratiques relatives aux domaines de la prévention et de la promotion de la santé, ouvert au grand public, aux associations et aux professionnels. Ce réseau existe déjà dans les CRES (Centre régionaux d'éducation pour la santé) créés en 1972 en même temps que le CFES (Comité français d'éducation pour la santé), dont l'INPES a repris les missions.
Son centre de documentation propose ses services et prestations documentaires aux personnels de l'INPES, au réseau des comités d’éducation pour la santé, aux professionnels des domaines sanitaire et social, aux enseignants et aux étudiants.

Le Groupe national des documentalistes en éducation pour la santé

Si l'INPES n'a vu le jour que depuis 2002, les centres de documentation spécialisés en prévention et promotion de la santé existent depuis une vingtaine d'années, et des documentalistes y sont associés depuis le début.
Avec la montée en charge des missions de l'INPES, le travail des documentalistes du réseau a lui aussi évolué. En 2001, ils décident de s'organiser en Groupe national des documentalistes en éducation pour la santé, avec l’objectif de « contribuer à l’élaboration d’un service documentaire cohérent sur l’ensemble du territoire dans le secteur de l’éducation pour la santé». Ils réalisent une enquête, afin d'évaluer la situation des différents centres régionaux. A l'issue de cette enquête, ils ont pu mesurer les disparités au sein du réseau. Les disparités constatées, concernaient la formation, les pratiques documentaires, les tâches et missions attribuées aux documentalistes, les moyens financiers et ou informatiques.
Face à de telles difficultés le groupe a décidé suite à cette étude (Jacob, 2005)^[4], qu'il ne pouvait s'instituer en réseau documentaire des centres d'éducation pour la santé.
Cependant le groupe souhaite toujours répondre à l'objectif qu'il s'était donné. Il collabore donc à amoindrir ces disparités, il soutient la mise en place de formations qualifiantes en documentation, élabore différents guides : "Formation en documentation : recueil d'informations", " Guide de la documentation dans les comités de l'éducation pour la santé", ...

L'exemple du Réseau documentaire Aquitain

Si ce groupe national des documentalistes en éducation pour la santé, bien que répondant à la plupart des critères d'un réseau documentaire, ne se reconnaît pas en tant que réseau documentaire en éducation pour la santé, de micro réseau se sont constitué en son sein. C'est le cas du Réseau documentaire Aquitain des comités d'éducation pour la santé. La collaboration des 5 centres de ressources du Réseau Aquitain CRAES/CRIPS (Comité régional d'éducation pour la santé d'Aquitaine, /Centre Régional d'Information et de Prévention du SIDA) et des CODES (Comités départementaux d’éducation pour la santé) leur a notamment permis de créer un site Internet pour les 5 centres avec un accès unique vers la documentation. L'objectif de cohésion est réalisé. Le public peut accéder à partir d'une même base aux informations de tout le réseau. La médiathèque du CRAES/CRIPS en est l’instance de coordination, garante du soutien logistique, du fonctionnement des services communs, de la concertation de l’ensemble des membres et de l’évaluation de l’activité globale.
L’organisation interne est propre à chaque centre et des services spécifiques peuvent être proposés. Cependant, le réseau privilégie le développement concerté des fonds sur les priorités régionales de santé, la production de produits communs que l'on retrouve dans la pédagothèque.
Tous les éléments sont réunis pour un bon fonctionnement du réseau.

le réseau ASCODOCPSY

Le Réseau ASCODOCPSY, Association de coopération documentaire en psychiatrie, est un réseau documentaire en santé mentale. Depuis 1984, les centres hospitaliers assumant les missions de psychiatrie du secteur, ont constitué un réseau en vue de mettre en commun et de développer l’activité et les produits documentaires de leurs centres de documentation. Un réseau d'échange informel entre des documentalistes s'est alors constitué. Petit à petit ce réseau informel, prend de l'ampleur, le souhait d'y adhérer augmente. En 1993 les membres du réseau décident de s'instituer en tant que tel et lui donnent un cadre de fonctionnement. En 1996 ils s'efforcent de lui définir un cadre juridique (Chene, 1996)^[5]. En 2000 il devient GIP ASCODOCPSY (Groupement d'Intérêt Publique). Il est composé de 79 établissements (aujourd'hui il en compte 85) qui ont permis sous l’égide de l’Association des Établissements gérant des secteurs de Santé Mentale (ADESM) et de l’Association nationale des psychiatres Présidents et Vice- présidents des CME des Centres hospitaliers (ANPPCME) de créer des bases de données communes (articles de revues, ouvrages, thèses, etc.), un thésaurus spécifique, et de développer les échanges documentaires entre les établissements. Aujourd'hui ce réseau centralise pratiquement toutes les ressources documentaires du domaine de la santé mentale et les met en ligne à la disposition des professionnels de la santé concernés par ces thèmes. Il organise des formations et des conférences adressées au documentaliste du secteur.
Au sein du réseau s'est constitué différents groupe de travail, ces groupes sont coordonnée par un duo composé d'un coordinateur et d'un webmaster, ils traitent aussi bien du problème des archives, que du dépouillement partagé, de problèmes juridiques, d'informatiques, de qualité ... Ces groupes ont pour mission de mener une réflexion sur leur thème, afin de rendre au réseau un guide, un produit ou tout autre outil, permettant d'harmoniser et de faciliter le travail au sein du réseau. Le travail réalisé par le groupe se retrouve sur le site.

Leurs objectifs

• Constituer un réservoir de ressources documentaires dans le domaine de la santé mentale, dans le but de répondre aux demandes de leur utilisateur. Pour cela il favorise la coopération documentaire entre les établissements francophones de santé mentale et développe des partenariats avec les organismes acteurs dans ce même champ.
• Améliorer l'image et les actions des documentalistes, tout en minimisant les disparités qui existent dans les centres, par le recrutement de professionnels, la formation permanente et la création d’un statut de documentaliste.
• Renforcer la diffusion des publications francophones spécialisées en psychiatrie et sciences proches et ainsi accroître leur visibilité.

On peut trouver sur leur site:

• Une veille juridique sur le milieu hospitalier et la psychiatrie.
• Une veille des documents publiés concernant leur champ d'activité sur le site des Ministères, et des autres agences sanitaires ou autres.
• Une lettre hebdomadaire des nouveautés.
• Des signalements de colloques, de congrès, etc.
• Une sélection de sites internet.
• Une sélection de revues spécialisées.
• Des listes de diffusion professionnelles.
• Le thésaurus SantéPsy, premier thésaurus spécialisé en psychiatrie et santé mentale.
• Les comptes-rendus des journées d’études organisées par Ascodocpsy.
• Une base SantéPsy qui permet d’effectuer des recherches bibliographiques.

Le réseau BDSP

Le réseau BDSP (Banque de données de santé publique) est un groupement d’organismes, créé à l’initiative de la Direction générale de la santé, en 1993. Il a pour mission de développer des services d'information en ligne, destinés aux professionnels du secteur sanitaire et social. La BDSP est sous la tutelle de l'Ecole Nationale de la Santé Publique (ENSP), elle est coordonnée par les membres de l'Atelier d'études et développement (AED).
La BDSP résulte de la collaboration d'un réseau de producteurs ouvert, bénévoles et conventionnés. Ces producteurs sont chargés d'alimenter les bases des différents champs couverts par la BDSP dans le secteur sanitaire et social. Elle propose sur son site :

• Une base documentaire.
• Des documents en texte intégral : articles de revues, mémoires d'élèves, rapports, études...
• Un annuaire critique de sites.
• Une base de colloques.
• Un glossaire multilingue.
• Une base d'offres d'emploi.
  

Comme pour tout réseau, l'adhésion y est volontaire.

Fonctionnement

Pour répondre à ses missions, de mise à disposition en ligne de l'information destinée aux professionnels de santé, le réseau BDSP a travaillé sur un thésaurus commun afin de pouvoir intégrer automatiquement les notices venant des différents centres. Mais l'adoption de ce thésaurus n'est pas une condition sine qua non à l'adhésion au réseau, car les centres de ressources documentaires ont parfois besoin d'adapter le vocabulaire d'indexation et leur plan de classement en fonction de leur spécificité. Des tables d'équivalences ont alors été réalisées afin de traduire en descripteurs le vocabulaire spécifique utilisé au sein de ces centres. Cette réalisation répond à deux besoins, celui de pouvoir alimenter les bases de la BDSP, mais aussi dans un principe d'interrelation de proposer des notices aux membres du réseau.

Ses réalisations

Comme dans tout réseau, le réseau BDSP évolue et intègre régulièrement de nouveaux projets et de nouveaux membres. Les membres du réseau, animés par l'AED, continuent à travailler sur le vocabulaire, une dernière version du thésaurus est sortie en 2007. Ils collaborent à d'autres outils tels que les règles d'écriture, le développement de logiciels...
L'AED a aussi un rôle de formation et de conseil de techniques documentaires auprès des membres du réseau. Il répond à des missions documentaires ponctuelles, telle que la réalisation de l'interface du site de la FNG ou de TOXIBASE qu'elle héberge. Autre réalisation, la conception du système BIS (Bdsp Index System), ensemble d'outils d'indexation et de recherche, qui permet de réaliser des recherches plein texte, que ce soit sur le web, sur CD- ROM ou dans des applications classiques. Ce système est utilisé par différentes structures telles que la base de données du CTNERHI, le site de l'European Database on AIDS and HIV Infection ou la base de donnée RESSAC.
Lors de la "Journée d'étude ADBS-Santé. La veille en santé"^[6] de 2006, il avait été présenté un projet de veille en réseau. On sait qu'une réflexion était menée au sein d'un groupe par l'intermédiaire d'un forum électronique fermé. Leur objectif trouver des "outils de partage de travail pour la veille et le traitement de documents électronique".

Une pratique à suivre

Le travail en réseau permet de partager et de capitaliser les pratiques professionnelles, d'améliorer la qualité du système de santé par un meilleur accés à l’information, une meilleur aide à la décision et à la prévention.
Ce travail en réseau, n'est pas nouveau, mais il se formalise et se structure de plus en plus. Il fait parti de l'environnement des documentalistes au même titre que les NTIC (Nouvelles technologies d'information et de communication) dont il est un nouveau moteur. En effet, il crée de nouveaux besoins en matière d'échange, auxquels répond le Web-2., de nouveaux créneaux pour des logiciels collaboratifs tels que Digimind Evolution (une plate- forme intégrée de veille collaborative). Il est aussi considéré comme une nouvelle forme d'apprentissage, voire d'auto-formation, dans le groupe de pair. Il participe à la reconnaissance du métier de documentaliste, à leur visibilité ainsi qu'à celle des efforts fournis pour mettre à disposition, leur fonds et prestations. Pour toutes ces raisons, le réseau documentaire est une pratique qui mérite d'être souligné.

Pour en savoir plus

Références bibliographiques consultées

Bibliographie complémentaire
7. B.E. Digimind Evolution : une plate-form intégrée de veille collaboratrice. Documentaliste Science de l'information 2004;41(4-5):249.
8. Chaimbault T. La construction collective des savoirs. S@voirs réseaux partage 2006. Bulletin des Bibliothèques de France 2007;52(2).
9. Courcial F. Sources et outils d'information en santé et réseaux documentaires. Documentaliste Science de l'information 2007;37(1):58-60.
10. Michel J. Les réseaux un mode de fonctionnement à définir, caractériser et évaluer. Prévenir 2007;(27):11-8.
11. Vignon ME. Des outils d'indexation variés pour alimenter en réseau une base de données. L'exemple de la BDSP. Documentaliste Science de l'information 2007;44(1):93-5.
12. Volant C. Réseau documentaire... organisation apprenante. Documentaliste Science de l'information 1998;35(3):144-6.

Sites consultés

ASCODOCPSY
BDSP
INPES