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Rapport d'activité
Un article de DokuPedia.
Le rapport d'activité permet à l'entreprise d'effectuer un bilan qualitatif et quantitatif des ressources et services offerts par son centre de documentation. Cette évaluation généralement annuelle offre alors au documentaliste une vision concrète et chiffrée de son travail. Il peut y vérifier l'efficience de sa politique documentaire et engager des pistes de réflexion et d'amélioration concernant par exemple l'élaboration de son fonds documentaire, sa stratégie de sélection et de diffusion de l'information ou bien encore l'organisation et la répartition de son temps de travail.
Par ailleurs et selon les résultats obtenus, ce bilan peut également lui permettre de faire reconnaître l'utilité de sa profession et de son action encore trop souvent niée et sous-estimée. Reconnaissance qui peut également lui offrir l'opportunité d'obtenir plus de moyens financiers utiles pour entretenir son action et en engager de nouvelles (mise à jour de son fonds documentaire...).
Sommaire |
Méthode
Aboutissement d'un contrôle quotidien des activités réalisées par le centre documentaire, ce rapport repose sur le principe de comptabilité (générale et analytique). Pour chaque demande documentaire, le documentaliste renseigne généralement une fiche papier ou électronique afin d'enregistrer et de comptabiliser les divers critères d'évaluation choisis au préalable par ses soins.
Ces critères d'évaluation visent à appréhender l'intégralité des activités et du fonctionnement du service en informant à la fois sur :
- l'utilisateur et sa demande
- la gestion économique et intellectuelle du fonds documentaire
- l'organisation du temps de travail du documentaliste
Critères d'évaluation
Les critères proposés n'ont pas vocation à être exhaustifs et peuvent varier sensiblement suivant la structure et les informations qu'elle souhaite vérifier.
L'utilisateur et sa demande
L'utilisateur
Les critères retenus ici visent à mieux connaître les utilisateurs pour pouvoir répondre ensuite plus efficacement à leur besoins documentaires.
- l'identité et la profession du demandeur
Renseignements utiles surtout dans le cas d'un service ouvert au public externe. Il permet en effet au documentaliste d'envisager la catégorie socio-professionnelle des utilisateurs et par suite d'adapter sa politique documentaire (niveau de spécificité des documents...).
- les modalités de la demande (téléphone, mail, en direct + première demande)
Approche intéressante puisqu'elle détermine en partie les modalités de réponse offerte.
- la « provenance » de l'utilisateur (interne ou externe)
Ce critère permet de vérifier la « popularité » et plus généralement la politique communicationnelle du service en interne comme en externe.
La demande documentaire
- type de demande
Celle-ci peut être de différents ordres : demande svp, recherche bibliographique, approfondie, revue de presse, résumé, dossier thématique... Cette typologie a surtout pour avantage d'estimer les besoins et demandes documentaires des usagers, estimation qui renseigne ensuite sur le temps consacré par le documentaliste à y répondre.
- type de support
Ce critère peut varier sensiblement selon les objectifs et thématiques couverts par la structure : monographie, revue, dossier documentaire, document électronique, cdrom, dvd...
- thématique/domaine de la demande
Indicateur intéressant et essentiel au documentaliste pour l'élaboration de son fonds et de sa politique documentaire
Ces deux paramètres s'avèrent particulièrement utiles au documentaliste dans la gestion de ses acquisitions et de sa politique documentaire.
- dans les cas de service de prêt, nombre de documents empruntés
Connaître les documents les plus empruntés est également un bon indicateur pour cerner et répondre de façon appropriée aux besoins informationnels du public.
Gestion économique et intellectuelle du centre de documentation
Celle-ci est envisagée surtout d'un point de vue économique et concerne les dépenses d'investissement et de fonctionnement que le documentaliste doit justifier auprès de son employeur.
Gestion économique
Dépenses d'investissement
Elles correspondent aux dépenses d'équipement non proprement documentaires et couvrent surtout :
- l'achat ou le renouvellement du matériel
- mobilier (bureau, étagères, tables, chaises pour l'éventuelle salle de consultation...)
- électronique (téléphone, ordinateur, imprimante, éventuellement phocopieur, fax....
Dépenses de fonctionnement
Elles correspondent aux dépenses destinées à maintenir l'activité quotidienne et l'offre proprement documentaire du service :
- acquisitions réparties
- par support (arrêt/renouvellement d'abonnement pour les publications en série)
- par thématique
Pour chaque document réceptionné, le documentaliste a avantage à indiquer les modalités d'acquisition (achat, don, contre-don, service de presse) afin de tenir à jour son budget qu'il en soit lui-même ou non le gestionnaire direct.
Politique documentaire
En complément et pour optimiser plus encore le fonctionnement et l'offre documentaire du service, le documentaliste peut recourir à la technique du « feedback » en :
- réalisant une enquête de satisfaction auprès de ses usagers
- par questionnaire (papier ou électronique via la technique du mailing)
- par entretien (directif ou semi directif)
- invitant les usagers à exprimer leurs besoins et leurs suggestions (« boîte à idées »)
Organisation et répartition du temps de travail du documentaliste
Ce critère doit surtout permettre au documentaliste d'appréhender et d'évaluer la répartition de son temps de travail (à l'échelle hebdomadaire). La question est donc de savoir combien d'heures sont chaque semaine consacrées aux différentes activités documentaires telles que:
- le traitement intellectuel (indexation) et physique (estampillage) des documents
- la veille (bulletinage, lecture des newsletter...)
- les réponses aux demandes documentaires
auxquelles il faut ajouter à une moindre échelle :
- les tâches administratives (courrier divers : acquisitions, relance pour retard de prêt...),
- le recueil et le traitement des informations destinées au rapport d'activité (fiches utilisateur, classement...)
L'objectif de cette évaluation est d'optimiser et de rationnaliser l'organisation du travail du documentaliste, en adéquation avec les besoins ressentis et exprimés par ailleurs.
Conclusion
Le rapport d'activité s'avère donc être un indicateur essentiel pour vérifier l'efficience et la bonne gestion tant économique qu'intellectuelle d'un centre de documentation. Il permet alors au documentaliste de gérer de façon raisonnée et optimale sa politique documentaire dans le but de satisfaire toujours plus efficacement les attentes et exigences informationnelles de ses utilisateurs et de l'entreprise.
